Как красиво хранить документы дома

Как хранить документы?

Каждый из вас хранит дома всевозможные документы: паспорта, свидетельства, гарантии и тд.

Часто они хранятся в хаотичном порядке, и, порой, очень сложно быстро найти нужный документ. Тут начинается паника, а вдруг он утерян. Мы начинаем нервничать, пытаться вспомнить, где видели его в последний раз.

Как избежать вышеописанной ситуации?

Верно! Организацией документов дома. Это могут быть документы домашнего офиса или просто семьи.

Процесс этот довольно длительный, монотонный, требующий большой концентрации. Нужно просмотреть каждый листочек и принять решение, нужен он или нет.

Я поделюсь планом действий, который облегчит процесс, а результат вас очень порадует.

ШАГ 1

Для начала спланируйте время и день, когда вы будете готовы разобраться с документами. Можно попытаться сделать все за один раз, а можно разделить на несколько подходов. Пожалуй, остановимся на втором варианте. Первый отличается только тем, что вы делаете все за один раз. Поэтому продолжайте читать дальше 🙂

Соберите все-все-все документы , которые есть у вас в квартире. Уведомления, счета, гарантии, свидетельства и тд.

И разделите их на категории . Не делайте их слишком много, выделите 5-7 общих категорий.

Можно выделять категории по видам документов, а можно по членам семьи. Или обьединить оба подхода. В отдельной категории произвести еще и деление по каждому члену семьи.

Здесь вы можете передохнуть. Главное, не возвращайте все документы в коробку или на полку кучей. Распределите категории в отдельные файлы.

ШАГ 2

Постепенно двигаемся от каждой категории к следующей. Можете разбирать по 1 категории в день. Но сильно не растягивайте, если чувствуете силы сегодня, сделайте столько, сколько можете.

Какие могут быть категории:

• Паспорта и свидетельства
• Документы об образовании
• Различные договора
• Медицинские документы
• Гарантии и страховки
• Выписки
• Памятные документы и тд.

Перебирайте документы из каждой категории по-очереди. Оставляйте только актуально и важное. Проверяйте даты и состояние. Для наиболее важных документов можно сделать ксерокопии и выделить их в отдельную категорию.

Гарантии плодятся у нас очень быстро. А мы имеем привычку просто их складировать. Важно перебирать их хотя бы раз в год. Обращайте внимание на срок гарантии.

ШАГ 3

После того, как вы избавились от ненужных документов, посмотрите, сколько категорий у вас осталось и как бы вы хотели их хранить.

Это может быть коробка с разделителями.

Или папки скоросшиватели. Такой вариант подходит для хранения на книжной полке. Важно маркировать их, чтобы точно знать, где что вы храните.

Различные органайзеры также помогут упорядочить хранение документов.

А таке подставки для папок. Сейчас их делают из различных материалов. Вы с легкостью подберете подходящий цвет.

И наконец папки-конверты с разделителями. На мой взгляд — самый подходящий вариант, для небольших систем хранения. Я пользуюсь именно таким вариантом.

ШАГ 4

Как хранить мы разобрались. А сколько хранить те или иные документы?

ШАГ 5

Запланируйте себе ревизию, хотя бы раз в год, своих документов. Чтобы держать в порядке и иметь возможность удобно пользоваться.

Источник

Как удобно хранить документы дома?

Существует множество ситуаций, в которых мы используем страховые полисы, справки, грамоты. Поэтому, чтобы необходимые бумаги находились под рукой, люди вынуждены хранить документы дома. Но как правильно это делать, чтобы ничего не потерялось и не испортилось?

Какие документы нужно хранить?

Любой современный человек имеет массу бумажек на все случаи жизни. Но далеко не каждую из них стоит хранить.

Перечислим документы, иметь которые дома нужно обязательно:

• Список открывают паспорта и другие семейные документы. Например, завещания, свидетельства.
• Справки, доверенности, расписки и прочее, связанное с недвижимостью и транспортом.
• Грамоты, дипломы, аттестаты, сертификаты, подтверждающие наличие образования.
• Бумаги, связанные с профессиональной деятельностью: трудовые книжки, договоры, контракты.
• Результаты обследований, медицинские полисы и карточки.
• Гарантийные талоны, чеки к бытовым приборам и мебели.
• Связанные с налогами бумаги.

Отдельно можно выделить электронные документы или просто данные в цифровом формате. Как правило, они соответствуют одному из указанных выше пунктов и тоже подлежат хранению.

Как долго следует хранить бумаги?

Документы можно разделить по времени хранения. Оно зависит от срока действия каждой конкретной корочки.

• Перманентные. Такие бумаги должны находиться под рукой всегда. Это свидетельства о браке, рождении, дипломы, подтверждающие образование, медицинские данные, заверенные нотариусом сведения, завещания, пенсионные свидетельства.
• Долгосрочные. Документы на недвижимость, автомобиль и дорогие вещи. Также к ним относятся профессиональные бумаги. Сюда же можно определить чеки, квитанции. Это то, что хранится достаточно долго и остается актуальным на протяжении определенного периода времени.
• Краткосрочные. Справки об услугах врачей, юристов, учителей рекомендуется сохранять в течение трех лет. Коммунальные договоры и выписки предполагают тот же срок.
• Бесполезные. Сразу можно выбросить ненужные учебные, информационные материалы, инструкции к досконально изученным вещам, расчетные листы и прочее.

Отдельно можно отметить необязательные документы, которые, однако, имеют большое значение для их владельца. К ним относятся личные дневники, записи, фотографии и иные памятные предметы. Обычно такие вещи также хранятся долго.

Следовательно, выбросить желательно все, что не используется в текущий момент и не может пригодиться в будущем. Чтобы поддерживать порядок, требуется регулярно чистить свои «закрома» и избавляться от накопившегося мусора, одновременно разбирая действительно важные документы.

Советы по хранению необходимых бумаг

Как правило, в большинстве домов бумаги хранятся стандартно.

1. Сначала документы сортируются по направлениям: домашние, рабочие, медицинские и другие.
2. Затем они размещаются в подписанных папках, которые точно не дадут запутаться в бумагах.
3. Получившиеся наборы кладутся в отдельный ящик или сумку. Кстати, для удобства внутри «тары» часто делаются перегородки, не позволяющие папкам смешаться. При этом надо убедиться, что место хранения недоступно для детей и животных, но расположено удобно для пользования.

Хорошей идеей будет хранить часто используемые личные документы отдельно. Паспорт, медицинская карта, ИНН и пенсионное свидетельство уютно устроятся в пластиковых пакетах, закрываемых на бегунок. Такие упаковки герметичны и сохранят содержимое в полном порядке, не дав ему, допустим, промокнуть. При этом документы, связанные со здоровьем, должны храниться максимально доступно – чтобы не терять время, если они срочно понадобятся.

Правильно всегда иметь дома ксерокопии важных бумаг. Случаи бывают всякие, и такой запас может выручить в непредвиденной ситуации.

Особо важные документы можно поместить в сейф. Современный рынок предлагает большой выбор хранилищ, так что любой покупатель сможет подобрать себе что-нибудь подходящее. Только документы в сейфе лучше держать не в пластиковых папках – при пожаре составляющий их материал плавится быстрее бумаги.

Нетривиальные способы хранения документов

Описанное кажется скучным? Не беда! Есть более интересные, удобные способы хранения бумаг.

• • Доска-органайзер. Существует много вариантов такого приспособления. В простейшем виде она представляет собой панель, к которой кнопками прикрепляются бумаги. В более сложных версиях доска может иметь небольшие ящички и подвесные крепления.

• • Мини-комод. Он абсолютно такой же, как и обычный комод, но гораздо меньше. В нем очень удобно хранить документы. Будучи отсортированными в разные отсеки, они никогда не потеряются! Ящики в комоде могут иметь разный размер: маленькие – для мелких бумажек, большие – для чертежей.

• • Подвесной ящик. Просто небольшая коробка или корзина, прикрепленная к стене на манер почтового ящика. В такой штуке, размещенной в прихожей, удобно хранить приносимые письма и квитанции.

• • Карман-конверт. Аналогичен предыдущему варианту, но представляет собой не коробку, а конверт. Прикрепить его можно к столу, холодильнику, шкафу. Позволяет хранить временно необходимые документы, не занимая ценное пространство.

• • Корзина для бумаг. Нет, не мусорная – специальная, для хранения. Ставится на стол или в шкаф, может иметь несколько отсеков. Простой, недорогой, но эффективный способ хранить документы.

• • Часто используемые бумаги можно держать в папке-портфеле. Она имеет ручку для переноски. Сконструирована так, чтобы документы в ней не помялись. Обычно рассчитана на бумаги формата А4. При необходимости, чтобы не тратить время на поиски нужных корочек, можно просто схватить папку-портфель и побежать по делам.

Используем цифровые технологии

Инструкции к лекарствам, приборам и оргтехнике занимают много места. Гораздо проще хранить их в электронном виде. Для этого нужно найти те же сведения в интернете и сверить их с имеющимися на материальном источнике, что убедиться в идентичности. Можно просто сфотографировать инструкции и сохранить их в папке на компьютере. Только выделить последнюю нужно так, чтобы точно ненароком не удалить. Еще одну копию получившихся файлов лучше записать на внешний носитель, например карту памяти, или отправить в облачное хранилище.

На всякий случай можно отсканировать и остальные документы. Но тогда стоит озаботиться безопасностью электронной системы от возможной хакерской атаки. Никому не понравится утечка личных данных в интернет.

Кстати, использование компьютера или мобильного телефона удобно для отслеживания сроков действия бумаг. Достаточно просто ввести нужные даты в «календарь», чтобы электронное устройство оповестило об окончании периода актуальности конкретной корочки. Затем останется лишь избавиться от ненужной бумаги.

Пожалуй, главное правило хранения документов дома звучит просто: тщательность и регулярность работы с домашними бумагами – залог того, что нужный документ не потеряется в самый важный момент.

Не все документы стоит хранить. Но существует много бумаг, которые каждый из нас должен иметь при себе. Держать их нужно в безопасных и укромных, но достаточно легкодоступных местах. Можно сделать электронные и обычные копии документов – вероятно, они пригодятся. В любом случае аккуратное хранение и тщательная сортировка бумаг помогут сохранить их в целости.

Источник

Как упорядочить документы дома: 5 простых рекомендаций

Что будет, если хранение документов в доме не организовано?

Вначале давайте подумаем, а зачем оно нам? Какой смысл тратить целый день на организацию хранения документов в квартире. А такой: вы избавитесь от следующих «вреднючек», пожирающих ваше время, силы и порядок в доме. А уж говорить о достижении такой цели, как организация порядка в доме раз и навсегда, и говорить не придется.

Итак, правильно организовав хранение документов в доме, мы спасем себя от:

1. Долгих поисков в панике нужного документа, когда до выхода или их отправки остаются минуты;
2. От посягательств наших любимых: следов от кофе мужа, рисунков детей и зубов домашних любимцев;
3. От захламления наших полок, рабочих столов.

Кроме того, когда мы будем организовать хранение документов, то нам нужно позаботиться о том, чтобы сделать копии особо важных бумаг на случаях ЧП, а также скрыть их от посторонних глаз.

Я не буду перечислять их здесь, дабы не привлечь их в свою жизнь. (Я настолько суеверна, и считаю, что мысли материальны, поэтому нужно аккуратно подходить к тому, что ты говоришь или пишешь).

Курс, который поможет избавиться от хлама в доме и голове, узнать себя настоящего и найти свой путь к счастью и балансу.

Шаг 1. Оцениваем масштабы бедствия

1. Соберите все (ВСЕ) имеющиеся документы в доме перед собой.
2. Оцените, в какой степени запущенности ваши папки и файлы.
3. Распределите их пока на две категории: действующие и с истекшим сроком давности. !

Основная моя работа: ведение юридического сайта и помощь гражданам в поиске юриста. И знаете, какая основная проблема мешает большинство отстаивать свои права в суде? Потеря бумаг и выцветание чеков. Знаете, такую хитрость магазинов, печатать чеки на бумаге, которая за два месяца выцветает, чтобы вы не могли воспользоваться гарантией? Поэтому, пожалуйста, как бы вам не было лень, делайте копии чеков и гарантийных талонов на дорогостоящие приобретения.

Итак, мы оценили, что творится в наших шкафчиках. Пошли дальше.

Шаг 2. Сортировка

Итак, оставшиеся документы мы сортируем по назначению:

• Важные, личные документы (паспорт, ИНН, СНИЛС, удостоверение) – хранятся постоянно;
• Документы на имущество – также должны храниться бессрочно;
• Платежные документы и квитанции об оплате – хранение 3 года;
• Документы на транспорт – храним до тех пор, пока не продадим авто;
• Документы на покупки (чеки, талоны) – их можно хранить пока действует гарантия или до дальнейшей перепродажи;
• Кредитные документы;
• Документы на ребенка. Особенно, если ребенок маленький, то подготовьте папку для быстрого взятия бумаг (свидетельство о рождении и другие самые востребованные бумаги).

На этой стадии сделайте себе по копии наиболее важных документов и сложите их в ОДНУ папку. Оригиналы рассортируйте по назначению или так, как удобнее вам. Можно распределить по членам семьи.

Когда я увлеклась идеями минимализма и занялась расхламлением дома, то сортировка и организация хранения документов были одним из наиболее важных для меня пунктов.

Шаг 2.2. Расхламление документов

У меня получился такой список документов и бумаг, которые пора выкинуть, чтобы очистить рабочий стол от всего лишнего:

• Визитки (все нужные контакты я перенесла в телефон, который сохраняет все в облаке);
• Чеки и квитанция, чей срок давности давно прошел;
• Договоры аренды на квартиры, в которых я жила до этого;
• Письма с уведомлениями об изменении личных данных;
• Старые письма, открытки, конверты. Я не настолько сентиментальный человек, чтобы пересматривать их, а наиболее ценные я опять же оцифровала и сохранила на компьютере. К тому же, я скоро переезжаю, а они не вписывались в мое масштабное расхламление.
• Черновики документов, испорченные копии.

Кроме того, я считаю, что на этом этапе можно заняться и очисткой в компьютере.

Шаг 3. Выбираем способ и место хранения документов

Здесь я не буду много расписывать. Просто расскажу, какие идеи хранения документов в доме я нашла.

Папки для хранения документов, папки-портфели. Каждую из папок можно отнести под свою категорию бумаг;

Можно использовать систему цветных стикеров и папок, чтобы выделить категории документов. Иногда люди делают масштабные полки с перегородками, но я думаю, наши маленькие квартиры не могут нам этого позволить.

Ящик для хранения документов с картонными разделителями.

Специальные коробки в стеллажи из Икеа.

Далее определяемся с местом хранения.

Для меня важно, чтобы личные документы не были доступны посторонним людям, гостям и различным мастерам по ремонту.

Наиболее часто я встречаю хранение документов на верхней или наоборот самой нижней полке или ящике. Если у вас есть маленькие детки, то лучше все-таки верхние. А еще документы нельзя хранить во влажных или солнечных местах, на неутепленных балконах и на антресолях в домах, построенных в советское время (опять же из-за влажности).

А главное, приучите себя определять место для документа в доме сразу, как только он у вас появился. То же касается и электронных документов и писем.

А что можно купить для хранения документов?

Я, как большой любитель икеа, собрала такие вещи:

На этом все. А как организовано хранение документов в вашем доме? Давайте поделимся друг с другом полезными советами в комментариях.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Рекомендуем посмотреть полезные материалы:

Как хранить инструкции к бытовым приборам?

Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?

Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.

Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.

Коробка из под обуви.

Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.

Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.

Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки

Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т.к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.

Пластиковый контейнер.

Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.

Хранение документов в пластиковом контейнере

Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.

Как хранить визитки и банковские карточки?

С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку. Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.

Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке

Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.

Где хранить?

Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.

Визитница для хранения карт

Обычно в галошнице хранят обувь, но плоские галошницы с отсеками подходят также для хранения других предметов, например можно хранить зонты, тапочки, пакеты, очки и расположить визитницу.

Хранение документов в галошнице

При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна. Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

Как навести порядок в документах: 5 простых советов

1. Просматривая почту в почтовом ящике, сразу выбрасывайте лишнее. Не стоит нести в дом гору рекламных материалов, вам они точно не пригодятся. Если какая-то информация в рекламном буклете кажется вам важной – просто сфотографируйте ее на телефон.
2. Если вы переживаете, что можете потерять важные документы при переезде или путешествии, заранее сделайте их копии. Можете заверить их нотариально или сделать скан-копию.
3. Календари, расписания занятий, списки продуктов, номера телефонов соберите в блокноте с цветными отрывными листами. Так вы оперативно сможете найти необходимый номер или узнать, когда необходимо вести ребенка в спортивную секцию.
4. Для газет и журналов также необходимо специальное место. Не стоит их хранить на тумбочке. Для этих целей приобретите специальный лоток или подставку.
5. Прежде, чем браться за систематизацию документов, посетите канцелярский магазин и приобретите там специальные папки для их хранения. Лучше покупать разных цветов.

Если вы решили навести порядок в своих документах дома, помните, что это у вас займет немало времени. Лучше выделить заранее день, чтобы в спокойном режиме без спешки вы смогли правильно разложить все. Сделав раз такую систематизацию, вы существенно сэкономите свое время на поиски необходимой документации среди вороха бумаг.

Матрас, унитаз и банки с гречей — эти тайники проверят в первую очередь

Есть тайники для денег и документов, которые люди используют чаще всего. Преступники о них знают из интернета или по личному опыту и проверяют в первую очередь:

• пространство под матрасом;
• подушки;
• шкафы, полки с постельным и карманы одежды;
• сливной бачок унитаза;
• вазы, шкатулки, горшки с домашними растениями;
• ящики столов и тумб;
• банки с крупами;
• книги;
• пространство под коврами, картинами, фотографиями и настенными панно;
• духовка, в том числе нижний ящик;
• полости внутри бытовой техники, например, резинка на двери холодильника, мешок в пылесосе;
• отверстия вентиляции на кухне и в ванной комнате.

В этих местах лучше не хранить ничего ценного. Но можно пойти на хитрость: спрятать в очевидном тайнике сумму, которую не так страшно потерять. Например, спрячьте за унитазом 5000 рублей, тогда есть небольшой шанс, что преступник найдет то, что вы ему разрешили найти, и не станет копаться дальше.

Сортировка документов

Бумаги можно разделить по следующим критериям:

• На квартиру. Там будут храниться квитанции на воду, газ, электроэнергию.
• Связь. В этом разделе будут находиться договора и квитанции по телефону, телевидению и интернету.
• Кредиты. Сюда относят договора и чеки.
• Социальные службы. Если используются услуги этих организаций, то документы от них следует положить отдельно.
• Копии. Желательно сделать копии документов в количестве 5 шт. еще лучше отсканировать их.
• Личные документы. Сюда входят паспорта, свидетельства.
• Медицина. Необходимо отдельно сложить бумаги, относящиеся к здоровью.
• Фотографии. Их надо поместить в конверт.
• Инструкции и гарантии. При необходимости всегда можно будет найти нужную бумагу;
• Редко используемые документы.

Документы с малым форматом обычно имеют твердую обложку. Если они часто используются, например, паспорта, удостоверения, то следует хранить их в маленькой папке с разделителями.

Как хранить тетрадки?

Для школьника, студента и педагога документы – это тетрадки. На рабочей поверхности стола можно установить картонные, пластиковые или деревянные накопители для документов (стойка угол) и разложить тетрадки. Чтобы школьникам и студентам не запутаться в тетрадках, лучше брать разные обложки для каждого предмета.

Пример организации хранения школьных тетрадей

Папки, скоросшиватели, прозрачные зип-пакеты, холдер для документов, можно купить в книжном магазине, газетном киоске, а также заказать в интернет-магазине.

Готовый холдер для хранения школьных принадлежностей

Выбирайте наиболее оптимальный способ хранения документов в домашних условиях и тогда все документы всегда можно будет найти, в экстренных случаях подсказать родным, где они лежат.

Хранения документов, связанных с бытовой жизнью

Храните отдельно документы каждого члена семьи, включая домашних животных, если таковые имеются.

В магазине канцелярских товаров всегда продаются разноцветные папки. У каждого члена семьи должен быть свой цвет.

Все документы складываем в файлы и вставляем в папку с кольцами. На папку можно приклеить бумажку, на которой будет написано имя человека, которому она принадлежит. Сначала должны идти файлы с небольшими документами: паспортами, трудовыми книжками и пенсионными свидетельствами. Далее идут документы, связанные со здоровьем. Это различные страховые полисы, медицинские карты и так далее. Потом документы о квартире.

Если говорить о месте для хранения папок, то самое лучшее – это шкаф или комод. Так же существуют специальные боксы я ящиками для хранения документов. Его можно установить на столе, за которым вы работаете. Вы сможете доставать документы во время работы по мере надобности, что очень удобно.

Статья по теме: Как не ошибиться с выбором дизайна штор

Организация и хранение документов дома. Как навести порядок в домашних бумагах (1 видео)

Аккуратное хранение документов (8 фото)

LiveInternetLiveInternet

Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве. Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы. Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валяться неизвестно где, то можно вообще остаться без них. Поэтому давайте разберёмся в этом вопросе подробнее. Хранение документов в доме

В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности. Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает. Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу. Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее. Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

Как навести порядок в документах?Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку.
Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.
Шаг 2. Рассортируйте бумаги по категориям.
Я предлагаю таким образом: ❢ документы на квартиру ❢ медицинские док-ты ❢ налоговые ❢ кредитные ❢ квитанции об оплате ❢ чеки и гарантийные талоны и так далее Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере. Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с размусориванием и выкидыванием того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро. Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.
Шаг 3. Выбор способа хранения.
Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находятся в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой. Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.

Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг.
В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки. Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится. И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость. Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне! А как вы складываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!
Источник

Организация хранения документов дома: система АБВ

Самый простой способ упорядочить все необходимые документы – это правильно их систематизировать по трем простым критериям:

• Активные документы – записки и наспех написанные заметки с важной информацией, квитанции для оплаты услуг. Чтобы они всегда были у вас под рукой – организуйте для них специальную папку, которую лучше всего разместить на видном месте.
• Базовые документы – являются важной частью вашей жизни. К ним относятся паспорта, свидетельства, договора, медицинские карты, дипломы, сертификаты. Такие документы не нужны каждый день, но их хранение стоит организовать в отдельном месте, чтобы не тратить время на их поиски
• Вечные документы – это архив. В него следует складывать памятные фотографии, оплаченные квитанции, старые налоговые декларации, документы на недвижимость.

Конечно, лучше всего сразу относить новые документы в положенное для них место. Если это сложно сделать, тогда обзаводитесь промежуточной папкой с тремя отделениями для каждого вида документов.

Раз в неделю необходимо пересмотреть транзитную папку с документами, чтобы разложить их по своим постоянным местам.

Источник