Как красиво открыть офис

Как правильно оборудовать и открыть офис. Типичные затраты.

Создание собственной фирмы или очередного филиала процветающей организации предполагает необходимость покупки или аренды офиса, подходящего для нужд компании. Данный этап чреват разочарованиями, если вовремя не составить смету на все расходы, необходимые для создания готового к работе офиса.

Открытие нового офиса предполагает полное обеспечение сотрудников ресурсами, позволяющими выполнять их обязанности. Иными словами, ключевым моментом открытия офисного помещения является техническая экипировка сотрудника.

Как уже было сказано, прежде чем подготовить офис к открытию, необходимо высчитать все затраты на открытие офиса, ведь Вы же не хотите потерять драгоценное время на период ремонта и оборудования офиса.

Начнем, пожалуй, с арендной платы и счетов. Вычислить данную категорию затрат будет одной из самых простых задач на первых порах, так как в большинстве офисных зданий арендные ставки фиксированы.

Далее, затраты на ремонт офиса. Если Вы выбрали помещение, которое непригодно для работы (офис «с нуля»), то Вам потребуется произвести ремонт. Здесь все зависит от Ваших пожеланий: типовая отделка в рамках определенного бюджета или эксклюзивный ремонт для поддержания репутации и делового статуса компании.

Следующим пунктом Вашей сметы станет приобретение мебели. Выбор мебели во многом определяет эффективность работы офиса в целом и сотрудников в частности. Несомненно, неудобная мебель станет причиной дискомфорта и пониженной работоспособности Вашего персонала, а качественная и комфортная — будет служить своеобразной мотивацией.

Один из основных вопросов при открытии нового рабочего помещения: «Как оборудовать офис?». Рассмотрим данный вопрос более подробно.

Что нужно для открытия нового офиса.

1. Компьютерное оборудование – это комплексное понятие, подразумевающее как мини ПК, так и мощный сервер для офиса или сервер для 1С. Тем не менее, компьютерной техникой чаще нарекают именно компьютеры.

Мы предлагаем широкий ассортимент компьютерного оборудования, как в готовой комплектации, так и в индивидуально подобранных конфигурациях.

2. Сетевое оборудование предполагает связь компьютеров и/или компьютерного оборудования в единую систему (т.н. офисные сети). Сетевое оборудование принято классифицировать по скорости передачи информации на низко-, средне- и высокоскоростные. К данной категории относятся модемы, коммутаторы, маршрутизаторы и др.

3. Периферийное оборудование – это отдельно стоящее оборудование, работающее совместно с ПК и обеспечивающее дополнительную функциональность (сканирование, печать, защиту от сбоев питания, доступ к сети Интернет и т.п.). К компьютерной периферии относится такое оборудование, как источники бесперебойного питания (УПС), оргтехника, мониторы, ip-телефония, АТС, плоттеры, МФУ и принтеры и т.д.

Все вышеперечисленное Вы можете заказать у нас, и специалисты «Бриго» помогут Вам с выбором, установкой и техническим обслуживанием Вашего нового офисного оборудования.

Следующим пунктом Ваших расходов будет заключение подрядных договоров на проведение ремонтных, монтажных, пуско-наладочных и других работ для полной подготовки офисного помещения и его приведение в эксплуатацию.

Несомненно, всех расходов не учесть, следовательно, отдельной графой сметы стоит выделить непредусмотренные расходы. Лучше иметь заранее выделенный бюджет, чем урезать непосредственные финансовые нужды Вашей организации.

Существует и иной подход к выбору оборудованию для нового офиса. Для использования данного подхода необходимо взять за отдельный элемент рабочее место сотрудника. Чем же надо его экипировать для того, чтобы сотрудник смог исполнять свои должностные полномочия?

1. Под размещение каждого сотрудника необходимо отвести фрагмент помещения.

2. Офисный работник должен иметь минимальный набор мебели, т.е. за чем сидеть и на чем сидеть.

3. Сотруднику необходима оргтехника – офисный компьютер, средства связи т. д.

4. Офисный работник нуждается в доступе к информационным ресурсам (корпоративная база данных, справочная система правовой информации и т.д.).

Совокупность всех вышеперечисленных ресурсов составляет рабочее место сотрудника. Данными ресурсами он пользуется для исполнения своих непосредственных обязанностей, а, следовательно, затраты на использование этих ресурсов можно обоснованно отнести к расходам на содержание сотрудника.

Помните, принципиально важно отделить те затраты, причиной образования которых стала деятельность сотрудника от косвенных затрат, которые связаны с деятельностью опосредованным образом.

Следует уделить отдельное внимание организации небольших офисов на базе терминального доступа.

Преимущества подобной организации очевидны. Среди них существенное снижение первоначальных затрат на приобретение ПК, а также на приобретение лицензионного программного обеспечения, ведь ПО будет устанавливаться только на сервере, а не на каждом офисном компьютере. Терминальный доступ позволит Вам разместить сервер в отдельном помещении. Кроме того, терминальный доступ предоставит Вам возможность быстро создавать любое количество новых рабочих мест.

Грамотный подход к открытию офиса предполагает монтаж СКС (структурированной кабельной системы), которая позволяет свести множество сетевых сервисов (телефонные сети, системы видеонаблюдения, безопасности и т.п.) в единую систему.

Специалисты «Бриго» выполнят монтаж СКС в короткие сроки и в соответствии с заявленным бюджетом, а Вы, в свою очередь, получите работоспособную кабельную систему. От того, насколько качественно и грамотно осуществлен монтаж СКС, зависит безопасность и надежность выполнения значимых операций в Вашей компании.

Хотелось бы заострить особое внимание на использовании лицензионного программного обеспечения. Очевидные преимущества лицензионного ПО:

1. Лицензионное ПО позволяет применить весь набор функциональных возможностей программного обеспечения и совместимости ПО с аппаратным обеспечением сторонних производителей, программных продуктов и сервисов других производителей.

2. Используя лицензионное ПО вы будете уверены в том, что сможете использовать все улучшения и обновления ПО, которые позволят обеспечить максимально эффективное использование компьютера и установленного на нем ПО.

3. Пользователи лицензионного программного обеспечения, в отличие от пользователей пиратского софта, получают бесплатный доступ ко всем новинкам ПО, могут пользоваться скидками на покупку нового ПО и другими многочисленными преференциями от производителя ПО.

4. Лицензионное ПО дает вам гарантию в безопасности ваших данных. Кроме того, использование лицензионного ПО — это отсутствии юридического риска и исключение возможного судебного преследования.

5. Приобщение к цивилизованному обществу — использование лицензионного программного обеспечения — это выполнение норм законодательства, соответствие сертификационным требованиям и стандартам. Кроме того, это соблюдение прав интеллектуальной собственности, уважение труда авторов ПО, уважение интересов ваших контрагентов.

Итак, если Вы решили открыть современный, функциональный и комфортный новый офис , то рекомендуем Вам обратиться к профессионалам компании «Бриго», ведь только опыт и квалификация позволяют нашим специалистам создавать грамотные и надежные решения для Вас.

Рассмотрим среднюю стоимость открытия офиса на 5 – 15 рабочих мест и постараемся дать примерный расчет, что нужно из оборудования для небольшого офиса:

1) Сервер Бриго 1С Может использоваться в качестве почтового, Web, 1С или firewall сервера в организации (или подразделении) с небольшим количеством сотрудников (до 15-и человек) от 40000 рублей.

2) Готовый комплект для работы со стандартными офисными приложениями (Системный блок + монитор + клавиатура + мышь) от 12000 руб.

3) МФУ Brother MFC-1815R с поддержкой работы в сети ( принтер , сканер , копир , факс ) от 5400 руб. — отличный функционал для малого офиса. Если же рассматривать средние и большие группы, тут необходимо профессиональное многофункциональное устройство с поддержкой цветной печати, то Ваш выбор, безусловно — МФУ HP Officejet Pro X576dw. Эта модель вобрала в себя все современные инновации и технологии, со скоростью печати 70 стр./мин.

4) VOIP АТС на базе ПО ASTERISK от 10000 р. ( без учета стоимости настройки и внедрения ПО )

5) Телефонные аппараты ( Одно рабочее место ) от 1500 руб.

6) Канцелярские товары ( Одно рабочее место ) от 2500 руб.

7) Мебель ( Одно рабочее место ) от 4500 руб.

8) Прокладка СКС ( Одно рабочее место, без электромонтажа ) от 3500 руб.

Итого в среднем затраты на оборудования и открытие офиса из 5 человек составляет приблизительно в районе 170 тыс. руб.

Указанные цены приблизительны , для точного расчёта стоимости открытия вашего офиса и подбора оборудования наиболее подходящего для решения ваших задач , обращайтесь к нашим специалистам

Компания «Бриго» подходит к подбору и установке любого оборудования профессионально и ответственно.

Мы гарантируем длительный период эксплуатации и понимаем, что современное оборудование для офиса должно обеспечивать быструю связь с клиентами, эффективное функционирование офиса, удобную подготовку документации и помощь в осуществлении сложных технологических и технических задач. Мы предлагаем Вам полный цикл работ по оборудованию офиса, настройке и техническому обслуживанию любого оборудования.

Источник

Дизайн проект офиса: основы и важные нюансы

Сегодня интерьер офиса – это визитная карточка любой компании, по которой клиенты судят о ее престиже, что частично формирует предварительное мнение о фирме, а также определяет первоначальный уровень доверия. Кроме этого, офис – это также рабочее место для сотрудников, где они проводят большую часть своей жизни, поэтому оно обязано быть максимально комфортным, мотивирующим добиваться результата и с приветливой атмосферой. Чтобы офисное пространство соответствовало всем вышеперечисленным критериям, необходим качественный дизайн проект офиса, по которому будет реализован интерьер со своим характером, особенностями и рабочим настроением.

Давайте обсудим, по каким основным параметрам создается офисное пространство, на что стоит обращать внимание и, вообще, разберемся, что такое «настоящий офис».

Каким должен быть офис?

Важно понимать, что внешний вид офиса должен отображать фирменный стиль компании и ее корпоративный дух. Это говорит о необходимости делать продуманный и комфортный интерьер, который станет инструментом для достижения успехов и поставленных задач.

Также офис – это имидж компании, его лицо и официальное представительство. Вне зависимости от сферы деятельности компании, офис в любом случае будет служить его визитной карточкой, по которой многие будут судить об успешности бизнеса, о его приоритетах и об отношении к клиентам и сотрудникам.

Первое впечатление у клиента или делового партнера как раз вырисовывается после посещения офиса, поскольку в первую очередь зрительная информация начинает формировать представление о том, с кем придется работать. Именно поэтому дизайнеры особое внимание уделяют формированию грамотно продуманного и стильного интерьера еще до заселения в помещение и до старта работы. Качественный дизайн-проект – это залог отличной репутации фирмы, а также ее успешной деятельности в любой сфере.

С чем может помочь дизайнер?

Еще говорить про стандартный пакет услуг, тогда он поможет с выбором:

• планировочного решения;
• чистовых и отделочных материалов;
• офисной мебели;
• осветительной техники;
• окон и дверей;
• подходящего по дизайну текстиля;
• сантехнического оборудования;
• элементов декорирования;
• прочих необходимых деталей интерьера.

Конечно же, самое главное – это разработка технического дизайн-проекта, по которому в дальнейшем будут осуществляться строительные/ремонтные работы. Это папка документов, которая необходима строительной бригаде, чтобы точно понимать в деталях, что от них хотят, как все в точности должно выглядеть после завершения работ и какие именно материалы при этом использовать. Также заказчик получает на руки смету, что позволяет ему регулировать финансовый вопрос и заранее распланировать свои расходы.

Главные критерии выбора дизайна

Прежде чем преступить к разработке чертежей и прочей документации, важно учесть некоторые факторы, которые будут сильно влиять на выбор дизайна интерьера офисного пространства:

1. Площадь помещения. Как правило, типичные офисы не отличаются вместительностью, поэтому тут придется подумать над эргономикой пространства и грамотно рассчитать каждый сантиметр.
2. Сфера деятельности компании. Обустройство офиса напрямую зависит, чем занимается компания, поскольку интерьер должен отобрать ее род деятельности, иметь какие-то свои специфические «фишки», выделяющиеся на фоне конкурентов и, вообще, быть выполненным в корпоративном стиле.
3. Функциональность + комфорт. Пространство должно быть в первую очередь комфортным и практичным как для клиентов, так и для рабочего персонала. Во вторую очередь оно должно быть визуально привлекательным, поэтому важно два этим момента уместно сочетать в дизайне.
4. Современность. Даже если выбрать какой-то классический стиль, он все равно должен выглядеть современно. Это должно выражаться в выборе качественных и натуральных материалов, отделки, а также в подборе мебели и техники.

Кто будет работать с дизайнером?

Как правило, дизайнер, особенно над сложным проектом, работает не один. Чаще всего в решение различных вопросов ему будет помогать:

• инженер по вентиляции и кондиционированию;
• инженер по отоплению;
• инженер по коммуникациям;
• инженер по системам безопасности;
• инженер по канализации и водоснабжению;
• специалист по согласованию перепланировки.

Функциональность

На этом моменте нужно остановиться подробнее. Все понимают, что офис – это больше история про работу и достижение целей, нежели по уют. Комфорт тут отходит на второй план, хотя играет очень важную роль. Исходя из того, что люди в этом пространстве будут работать, значит, оно должно носить практичный и многофункциональный характер. Важно рассматривать офис больше как инструмент для бизнеса, нежели как его визуально приятную составляющую, хотя и эту роль он также отыгрывает.

Дизайнеры в первую очередь при создании проекта станет акцентироваться на то, как те или иные решения будут влиять на функциональность помещения и на работоспособность людей, работающих в нем. Эстетика и эргономика – два важных параметра, на которые изначально необходимо ориентироваться при создании дизайна.

Что влияет на функциональность офиса? Мы бы выделили следующие факторы:

• качество освещения;
• кондиционирование;
• безопасность;
• размещение рабочих мест;
• комфортабельность зон отдыха;
• качество разводки сети + скорость интернета;
• правильное расположение стен и перегородок;
• наличие и качество средств защиты от солнца.

Также не стоит забывать о таком моменте, как надлежащие условия труда, которые регулируются законодательными нормами. Опытный дизайнер должен быть в курсе этого момента и обязательно учитывать его при разработке проекта.

Зонирование

Зонирование – основа правильного функционирования офиса. Все свободное пространство должно быть распределено на определенное количество функциональных зон, число которых определяется количеством рабочих и задачами, которые перед ними ставятся.

Чаще всего при стандартном зонировании выделяют такие зоны:

• приемная;
• комната для совещаний;
• кабинет руководителя;
• рабочие помещения для сотрудников.

Чем зонировать? Удобнее всего при наличии открытого пространства и даже в больших комнатах делать это с помощью полупрозрачных модульных перегородок. Иногда удобно использовать мобильные версии, если есть необходимость трансформации пространства для выполнения определенных задач. Такие перегородки легко устанавливаются, имеют легкий вес и при этом, что самое важное, сохраняют единство пространства. Также из полезных их функций можно отметить шумоподавление и превосходное пропускание света, что делает помещение в плане освещения более качественным. Интерьер получается «прозрачным», появляется ощущение свободы и воздушности, что классно выглядит и благоприятно влияет на общую атмосферу.

Также зонирование можно осуществить с помощью мебели и стеллажей. В этом случае мебель позволит более эффективно разместить все офисные принадлежности и технику, однако такой вариант не позволит быстро трансформировать планировку комнаты.

Не стоит забывать и про зону отдыха, которая должна быть отделена от рабочего пространства. Иногда ее совмещают с комнатой для приема пищи, но, если есть возможность, эти две зоны лучше разделить. Как оборудовать зону отдыха – вопрос индивидуальный. Чаще всего там устанавливают мягкую мебель, настольные игры, телевизор с игровой приставкой, ставят теннисные столы, но также будет неплохо, если были бы места для уединения, где можно немного вздремнуть или просто побыть наедине с самим собой.

Выбор цвета

Выбор цветовой гаммы напрямую зависит от того, каких конкретных условий требует работа. Для примера, рабочий процесс может требовать максимальной концентрации и сосредоточенности или оживления и стимуляции к каким-либо действиям. По сути, идет стимуляция либо к подвижным действиям, либо к полной концентрации, что чаще всего связано с неподвижностью.

Холодные нейтральные цвета создают строгую обстановку и формируют деловое настроение, что способствует более качественной сосредоточенности. Теплые насыщенные тона будут актуальны для творческой атмосферы, они больше располагают к общению и создают, если можно так выразиться, дружественный рабочий климат. Теплые цвета идеально подойдут для комнат переговоров или для демонстрационных залов.

Вообще, подбор цветовой гаммы – вопрос индивидуальный, поэтому заказчику в этом плане придется поработать с дизайнером, объяснить ему свои задачи, требования к рабочим и каких результатов он хочет достичь. Все это можно регулировать подбором цвета, который создает определенное настроение и атмосферу в помещении.

Отделка и освещение

Свет должен быть качественным и не обеспечиваться одним источником. Должна быть установлена гибкая система рассеянного света сверху и точечные источники, например, настольные светильники. Также важно, чтобы яркость регулировалась в отдельных зонах, так как такое решение значительно увеличивает комфортность рабочей среды и будет учитывать нужды сотрудников при работе в определенных зонах. Кроме этого, не помешает подумать и над энергосбережением, тем самым уменьшив свои ежемесячные расходы на оплату электричества, что можно добиться за счет изначальной покупки качественного оборудования.

Что касается отделки, тот тут необходимо учесть, что рабочее пространство, где работают люди, подвергается регулярным внешним воздействиям. Чаще всего такие воздействия носят негативный характер, поэтому для офисов рекомендуется выбирать отделки стойкие к механическим воздействиям и которые можно мыть. Например, для пола отлично подойдет ламинат или паркет, цвет которых подбирается соответствующе общему дизайну помещения. Для потолка можно выбрать традиционные покрытия, но практичней будет использовать подвесные или натяжные варианты, так как за ними можно спрятать коммуникации. Для стен практичней использовать краску, так как она легко моется и в случае необходимости можно запросто закрасить нужные участки или, вообще, перекрасить помещение, создав в нем другую атмосферу.

Вопрос цены всегда больше всего волнует заказчиков, что вполне логично, так как каждый хочет заранее просчитать свои расходы. Но, как это обычно бывает, дизайн проект офиса цена зависит от требований самого заказчика и от сложности проекта. Грамотные специалисты понимают, что любые инвестиции клиентов должны быть направлены на увеличение прибыли, поэтому их задача будет заключаться в создании качественного инструмента для работы, а также в правильных расчетах, при которых можно будет сэкономить на материалах и прочих моментах.

Стоимость практически всегда рассчитывается индивидуально, но чаще всего цена формируется относительно метража помещения. Но при этом стоит учитывать сложность создания дизайн-проекта, поскольку технические параметры здания не всегда позволяют реализовать все затеи заказчика, да и в процессе работы могут возникать непредвиденные ситуации, которые могут влиять на удорожание проекта.

Заключение

Надеемся, что, прочитав эту статью, вы поняли важность создания качественного дизайн-проекта офиса, где будет продумана каждая деталь. Это правильная инвестиция в собственный бизнес, которая, как показывает практика, существенно влияет на развитие и, соответственно, на увеличение прибыли.

Тут главное подойти ответственно к делу, поскольку от продуманности дизайна будет зависеть как отношение клиентов и деловых партнеров к компании, так и эффективность работы сотрудников, которые всегда составляют опору для любого бизнеса. И тут не важно, какая сфера деятельности у фирмы, поскольку стильный и удобный офис одинаково эффективно работает для всех.

Источник