Как создать современный офис

Как создать современный эффективный офис: 10 советов

Понятие «идеальный офис» у каждого свое. Причем на представления о безупречном рабочем пространстве оказывают влияние факторы как субъективные (личные предпочтения руководства), так и объективные (особенности сферы деятельности, общепринятые нормы делового этикета, вынужденное соответствие массовым стереотипам и т.д.).

Кстати, а какие вообще существуют плюсы от превращения унылого помещения в современное офисное пространство с высокими показателями функциональности и комфорта? Если говорить в целом, выгоды здесь наличествуют обоюдные: и для руководителей, и для сотрудников. Первые экономят средства и получают лучшие результаты, а вторые, в свою очередь, имеют вполне конкретный стимул работать все лучше и лучше, чтобы задержаться в такой шикарной рабочей обстановке как можно дольше.

Ниже вашему вниманию предлагается 10 рекомендаций универсального плана, т.е. подходящих для подавляющего большинства ситуаций. Все они проверены на практике и в полной мере соответствуют последним тенденциям. Просто берите их и используйте в любых требуемых комбинациях.

1. Персонифицированный доступ

Почему ключи и карточки многими ведущим организациями различных отраслей сегодня пренебрежительно именуются не иначе как «вчерашний день»? Все просто: такие вещи, обеспечивающие доступ сотрудника к офисному пространству, нередко забываются, ломаются или вовсе теряются. При этом нашедший карточку/ключ автоматически получает доступ к офису.

Оптимальное решение – это система входа по отпечатку пальца, для чего устанавливается соответствующее оборудование. Если говорить про рынок смартфонов, то здесь принцип сканирования отпечатков пальцев уже успел превратиться из ультрамодной новинки в норму. Так почему бы не внедрить подобную полезную инновацию в рабочий процесс?

Трудно не согласиться с тем, что забыть палец дома (подобно ключу либо карточке) сотрудник вряд ли сможет. При этом траты на изготовление дополнительных атрибутов для доступа в данном случае отсутствуют.

2. Кофе-машина в аренду

Без кофе жизнь современного офиса представить практически невозможно. Это и способ проснуться, и возможность взбодриться, и даже целый ритуал, если хотите. По статистике неравнодушие к данному напитку демонстрирует, как минимум, 80% офисных сотрудников. Да и переговоры с клиентами за чашечкой кофе протекают намного приятнее для обеих сторон.

Вывод прост: кофе-машина в офисе нужна и быть должна! Однако, намного рациональнее не покупать ее, а брать в аренду. И на это есть три причины. Во-первых, многие фирмы, у которых можно заказать кофейные зерна, нередко предоставляют кофе-машину в пользование совершенно бесплатно. Во-вторых, если аппарат сломается, то вам в минимальные сроки привезут другой, рабочий. В-третьих, если численность коллектива возрастет, можно попросить поставщика зерен сменить кофе-машину на более производительную. При этом никаких доплат за подобные усовершенствования не потребуется.

3. Польза МФУ

Принтер, сканер, копир, факс – все эти классические атрибуты офиса, занимающие значительное пространство, сегодня активно вытесняются компактными МФУ (многофункциональными устройствами). И причины на то вполне понятны.

Так, например, данное устройство поддерживает и беспроводную печать, и печать с различных мобильных устройств. При этом занимает оно совсем немного места, тихо и эффективно выполняя все необходимые функции.

При выборе МФУ следует руководствоваться 3-мя простыми правилами:

• исходить из частных потребностей офиса,
• отдавать предпочтение новым устройствам с гарантией,
• не впадать в излишнюю экономию.

Также следует понимать, что такое устройство в офисе – это не роскошь, а насущная необходимость. Подобная техника оптимизирует рабочий процесс и существенно экономит время.

4. Четкий рабочий режим

Решение о стандартизации рамок рабочего дня имеет вполне определенные плюсы. Согласно наблюдениям, сотрудники, которые задержались в офисе допоздна, на следующий день демонстрируют меньшую эффективность труда по сравнению с коллегами, которые ушли домой своевременно.

Определенная экономия корпоративного бюджета при установлении четкого рабочего режима тоже есть. Если после 6-7 вечера офис оставлять до утра пустым и темным, то можно заметно сократить расходы на электричество, а также целый ряд расходных материалов.

5. Зоны для экстравертов и интровертов

Если говорить начистоту, то ни классический кабинет, ни open space офис, ни отдельные рабочие боксы назвать универсальными высокоэффективными решениями нельзя. В каждой ситуации есть свои нюансы, учитывать которые необходимо в обязательном порядке.

Так, например, есть смысл по возможности разделить интровертов и экстравертов. Дело в том, что первым для эффективной работы нужна тишина и покой, а вторым – постоянное ощущение, что они часть огромного дружелюбного коллектива. В связи с этим еще на стадии разработки планировки офиса есть смысл продумать соответствующие рабочие зоны исходя из данной индивидуальной особенности сотрудников.

6. Зона отдыха

Офис для работника должен стать тем пространством, в котором приятно находиться и куда хочется возвращаться. Для этого следует продумать комфортабельные зоны не только для работы, но и для отдыха. Согласно многочисленным исследованиям, наличие подобных пространств, где можно на время перерыва отвлечься от работы, повышают градус лояльности сотрудника к фирме и опять же улучшают эффективность труда.

Чем можно оснастить зону отдыха? Идей существует масса: начиная от стола для пинг-понга и заканчивая просмотром телевизора на удобном мягком диване. Первый вариант оптимален для тех, кто весь день сидит за компьютером, а второй для тех, кто, напротив, большую часть трудового дня на ногах.

7. Здоровый перекус

В качестве легких закусок, которые закупают современные компании для сотрудников, наибольшую популярность обретает все полезное, здоровое, витаминизированное. Речь идет, главным образом, про фрукты, орехи, злаковые батончики. При этом процент конфет и печенья желательно свести к возможному минимуму (или исключить вовсе). Уж поверьте: витамины работающему (да и не только) человеку нужны гораздо больше, чем сахар.

8. Эффективные презентации

Как и вышеупомянутые ключи с карточками к категории «вчерашний день» относятся также флипчарты. Да-да, размахивать фломастерами перед магнитной доской – это уже неактуально, вследствие чего есть смысл сделать шаг вперед.

Так, например, обычная chalkboard-стена займет в переговорной комнате минимум пространства (точнее не займет вообще, поскольку по сути своей является стеной). Расходных материалов при таком решении требуется мало, что плюс ко всему уменьшает возможный вред для экологии.

Еще одна достойная альтернатива – это интерактивные панели для коворкинга. Такой вариант обойдется, конечно, дороже, но и показатели эффективности в данном случае намного выше.

9. Работа на аутсорсинге

Для малого бизнеса решение передать бухгалтерские дела в ведение соответствующих аутсорсинговых компаний и служб является вполне рациональным. Такие организации, во-первых, избавляют от необходимости подбирать собственный штат бухгалтеров, а, во-вторых, умело используют собственные прогрессивные разработки, благодаря чему решают насущные задачи быстрее и эффективнее.

Стоит заметить, что бухгалтерия – это не единственный фронт работы, который можно предать на аутсорсинг. Услуги юристов и IT-специалистов тоже вписываются в эту схему. При этом обходится все это зачастую намного дешевле, чем содержание собственного аналогичного штата.

10. Дело техники

Очевидно, что вышеназванные МФУ являются далеко не единственными дарами технического прогресса, уместными в современном офисе. Неотъемлемые атрибуты офисной жизни – это также компьютеры, которые в обязательном порядке должны быть качественными. Сбои в компьютерной системе еще ни одной организации на пользу не пошли.

Для сотрудников, которые постоянно находятся на месте, есть смысл закупить высокопроизводительные стационарные ПК. Что касается мобильного персонала (например, менеджеров по продажам, которые часто ездят на встречи), то для них оптимальный вариант – это ноутбук.

Высокоскоростной интернет в офисе – это тоже момент чрезвычайно важности. Оптимально выбирать оборудование wi-fi, которое обеспечивает равномерное покрытие всей офисной территории, дает возможность выйти во всемирную сеть с любого устройства, поддерживающего данную функцию, и при этом избавляет от необходимости прокладывать многие метры интернет-кабеля, что тоже обеспечивает ощутимую экономию корпоративного бюджета.

Источник

21 совет по созданию идеального домашнего офиса

Работа ― часть жизни, а дом ― и есть офис. Для многих владельцев знакомая история. Аренда, мебель, оборудование ― дорогое удовольствие, куда легче начинать бизнес «на коленке», а потом ориентироваться по ситуации.

В финансовом плане ― разумно, правда есть проблема ― дома бывает тяжело сосредоточиться. Хочется попить чай, погладить котика, прибраться…Чтобы не впадать в прокрастинацию, попробуйте домашний офис, который настраивает на работу. Для этого следуйте нашим советам.

• Как подобрать удобное оборудование для домашнего офиса
• Как организовать пространство
• Как убрать всё, что отвлекает

Подберите удобное оборудование

Вы проведёте долгие часы перед своим компьютером. Если вам будет удобно, производительность возрастёт. А если тормозящий компьютер, неудобный стул и узкий стол будут злить, быстро устанете и начнёте оттягивать начало работы до последнего. Рассказываем, как подбирать оборудование правильно.

1. Выберите удобный стул

Стул ― сердце домашнего офиса, от него зависит, будет ли уставать спина, шея, а значит и общее самочувствие. Самый дешёвый вариант ― классический стул на четырёх ножках. На нём удобнее, чем кажется на первый взгляд. Нет соблазна крутиться, подъехать, отъехать, просто ставите и работаете, главное подобрать нужную высоту.

Если нравятся офисные кресла на колёсах, выбирайте тканевую обивку, она предпочтительнее кожзама, так как дышит и сидеть на таком стуле будет гораздо комфортнее. Обратите внимание, чтобы ткань не электризовалась. Обязательно посидите на стуле в салоне, проверьте как чувствует себя спина, на месте ли подлокотники.

Идеи и варианты рабочих кресел ищите в Пинтересте и Яндекс.Коллекциях

2. Купите второй монитор

Дополнительный монитор ― шаг навстречу многозадачности. Никакого жонглирования окнами, поиска вкладок. Используете много программ? Тогда решение для вас. Оно реально влияет на скорость работы, поэтому поставьте эту покупку в приоритет. Берите монитор аналогичной компьютеру марки, чтобы настройки экранов совпадали.

Два экрана удваивают производительность

3. Не забудьте про мышь и клавиатуру

Сначала удобство, а потом красота и цена. Дешевые или наоборот креативные аксессуары ― это здорово только если они эргономичны. От долгой работы за неудобной клавиатурой могут страдать руки (знакомый программистам и музыкантам туннельный синдром). Клавиатура должна быть горизонтальной, не ставьте её с наклоном на себя, это вредит кистям.

Не берите маленькие мыши, они компактные, но плохо лежат в руке. Подбирайте мышь под размер кисти или даже разоритесь на игровую, они хороши для длительного использования.

4. Подумайте о покупке стоячего стола

Долгое сидение вредно ― так утверждают исследователи, и в ответ на эти исследования стали появляться стоячие столы. Да, это именно то, что вы думаете — стол, за которым можно работать стоя. Высоту большинства таких столов можно регулировать. Есть ещё которые можно быстро переделать из стоячего в сидячий, но стоят они дороже.

Магии в плане здоровья от такого решения ждать не стоит, но повышение производительности и разгрузку для позвоночника ― вполне.

Если у вас дома и так достаточно мебели и места для ещё одного стола нет, попробуйте подставку, которая ставится на обычный стол. Её высоту тоже можно регулировать. Это очень удобно при создании домашнего офиса: вы можете попробовать разные варианты, чтобы найти то, что лучше удобнее для вас.

Матвей из Эквида работает за стоячим столом

5. Соблюдайте правила эргономики

Минимизируйте урон от долгого сидения, настройте рабочее пространство, чтобы не хотелось сутулиться, крутиться, закидывать ногу на ногу. Руки должны лежать на столе параллельно полу со сгибом в локтях 90 градусов.

Поможет планировщик рабочего пространства Ergotron. Инструмент рассказывает как располагать монитор, клавиатуру, стул, стол под ваш рост.

Переключите планировщик на сантиметры (иначе результаты будут в футах):

Нажмите «Start Planning», выберите свой рост и получите расчет параметров для себя. Например, параметры для человека высотой 170 сантиметров:

Советы Ergotron для человека ростом 170 сантиметров

6. Добавьте растений

Растения ― это не только красота и разнообразие цвета, но и снижение стресса. По данным исследования, даже несколько цветов могут повысить производительность на целых 15%.

Чтобы цветы «работали», выбирайте лёгкие в уходе растения, которые выделяют много кислорода и освежают воздух: хлорофитум хохлатый, драцена, фикус и бостонский папоротник известны своим умением фильтровать воздух.

7. Зафиксируйте провода

Провода и кабели любят цепляться, мешать и раздражать. Чтобы не добавлять эти мелочи в копилку стресса, продумайте заранее как их можно закрепить, это просто — поможет инструкция.

Чтобы провода были под рукой и не валялись на полу, пропустить их через биндеры, закреплённые на столешнице

8. Убедитесь, что у вас достаточная скорость интернета

Нормально работать (а тем более управлять не получится, если интернет зависает и тормозит. В этом случае попробуйте сменить провайдера или установите роутер.

Чтобы сигнал был лучше, установите роутер ближе к потолку в центре квартиры. Убедитесь, что вокруг нет помех и также устройств или приборов, которые могут вызвать нарушение сигнала. Например, микроволновые печи или домашние телефоны.

Проверьте скорость интернета с помощью сервисов Яндекс Интернетометр, Speedtest.net или Fast.com. А лучше проверьте всеми сразу. Для точного результата проведите несколько тестов. Делайте поверку, когда никто в вашей домашней сети не загружает или отправляет большие файлы и не сидит в видеочате.

Ничего страшного, если результаты на Мбит/с меньше, чем обещал ваш провайдер. Если результаты сильно ниже заявленных, обратитесь к своему провайдеру и проверьте, не подключился ли к вашей сети посторонний (например, по этой инструкции).

Организуйте пространство

Ваше рабочее пространство ― не только оборудование, но и сочетание декора и расположения мебели.

1. Выберите рабочее место под ваши потребности

Подумайте, как вы собираетесь использовать свой домашний офис. Нужно будет часто созваниваться с партнёрами или сотрудниками? К вам будут заходить клиенты? Придётся держать детей или домашних животных подальше от вашего рабочего места? Нужно место для хранения? От ответов на эти вопросы зависит обустройство рабочего места.

Имейте в виду, что работа в двух или трех местах дома может быть менее продуктивной, чем работа в одном месте (это не относится к ситуациям, когда нужен, например, гараж для хранения).

Температура и свежий воздух также важны, как и оборудование. Невозможно сконцентрироваться при работе в душном помещении, поэтому убедитесь, что ваше рабочее пространство хорошо проветривается.

ВОЗ рекомендует поддерживать уровень влажности в помещении от 30 до 50%, а идеальная для хорошего самочувствия температура воздуха 18°C (для здоровых взрослых людей, которые одеты соответствующим образом).

2. Используйте естественный свет

Первое правило создания удобного офиса ― использовать как можно больше естественного света. Вот почему: исследование показало, что работники, которые получают естественный свет, спят лучше (на 46 минут больше, чем те, кто не получает естественного света). Другое исследование показало, что естественное освещение повышает производительность на .

Вывод ― размещайте рабочую зону поближе к окну. Лучше всего, если оно находится напротив: свет равномерно падает на стол, а вы, бросая взгляд в окно, даёте отдых глазам. Если окно сбоку, то оно должно быть слева, если вы правша и справа, если левша, чтобы не создавать тень при письме (для тех, кто пишет ручкой, а не только печатает на клавиатуре).

3. Установите дополнительный свет

Декорируйте рабочее место с помощью света, например, разместите ленту из светодиодов. Она недорогая и сделает обстановку уютнее. Закрепите так, чтобы она шла по краям стола, создавая мягкое освещение, пример в статье.

Кроме декора, поставьте качественный дополнительный свет рядом с рабочим местом, лучше использовать лампу с настройкой высоты и наклона.

Гибкая настольная лампа

4. Установите программу f.lux

Днём солнце излучает холодный свет, такой же излучает монитор компьютера. По мере исчезновения солнца оттенок меняется в сторону тёплых красноватых тонов. Чтобы монитор компьютера поступал также, используйте программу f.lux.

Если вы сохраняете один (утренний) уровень яркости весь день, вы обманываете организм, предлагая ему дневной свет ночью, что вызывает перенапряжение и стресс.

Рекомендуемый цвет экрана для ноутбука Thinkpad

Регулируйте яркость и цвет экрана, тогда ваш суточный ритм не будет нарушен, и глаза будут легко приспосабливаться к меняющемуся освещению.

5. Выделите место для мозгового штурма

Вам нужно напряженно подумать? Принять сложное решение? Создайте уголок, где сделать это будет удобнее всего, не отвлекаясь от рабочей атмосферы. подойдёт диван и записная книжка, доска с мелом или маркерами.

У вас обязательно должно быть место, чтобы генерировать, хранить и записывать рабочие идеи, который помогут развивать бизнес.

6. Добавьте декор по своему вкусу

Приятнейший плюс домашнего офиса ― возможность задекорировать всё под свой вкус. Хороший декор настроит на работу, улучшит производительность и настроение.

Но прежде, чем дать волю внутреннему дизайнеру, ознакомьтесь с исследованиями на эту тему: тёплые тона помогают в работе, а 83% респондентов чувствую необходимость творческих элементов в рабочем окружении.

Выбирая конкретный цвет, обращайтесь к психологии цвета. Оттенки желтого, оранжевого и красного вызывают энергию, тёмные тусклые цвета чаще всего заставляют чувствовать усталость.

Оранжевый увеличивает производительность, проверьте!

7. Регулярно делайте уборку

При создании домашнего офиса нужно думать сразу о многих вещах: подобрать оборудование, выделить рабочее время, назначить звонки, установить баланс между работой и семьей. Про уборку легко забыть, особенно если вы привыкли, что в обычном офисе чистоту поддерживают без вашего участия.

Запланируйте время на уборку и регулярно приводите в порядок оборудование и комнату. Не забудьте протереть все поверхности, используйте для этого салфетки, спреи и дезинфицирующие средства.

Исключите отвлекающие факторы

Дома вас никто не контролирует, уютная атмосфера тянет расслабиться, легко увлечься домашними делами вместо рабочих. Рассказываем о лайфхаках, которые облегчат жизнь и усмирят желание заняться всем, чем угодно, кроме работы.

1. Разделите рабочую и жилую зоны

Все наши советы ведут к одному ― зона работы должна быть обособлена. Да, придётся встать с дивана и пересесть за стол. Не хочется? Подумайте об эффективности. Вы ― владелец работаете на себя, а значит закончить быстрее и сделать больше ― приоритет. В конце концов, быстрее разберётесь с делами ― быстрее вернётесь в зону домашнего уюта 🙂

Почему работать в тепле и комфорте домашней зоны ― плохой вариант? Мозг имеет тенденцию связывать определенные места с задачами. То есть тренироваться легче всего в спортивном зале, работать в офисе, а спать в кровати. Да, сила воли может справиться с этими привычками, но зачем тратить больше энергии, если можно помогать мозгу переключаться.

2. Купите отдельный компьютер для работы

Если можете себе это позволить. Зачем это нужно:

• рабочий компьютер ― отдельное место для ваших авторизированных без надобности постоянного переключения;
• на работе вас не отвлекают личные уведомления, на отдыхе ― рабочие;
• программы для работы будут занимать только рабочий компьютер, а любимые игры, вкладки, приложения ― домашний.

Как не отвлечься, когда друг прислал классное видео, или когда, наконец, вышел новый сезон любимого сериала? Это возможно, только если вы не узнаете об этом до конца рабочего дня или хотя бы под давлением рабочих программ возьмёте себя в руки.

Это работает по тому же принципу, что и разделение рабочих и офисных помещений. Ваш мозг ассоциирует ваш рабочий компьютер с «работой», повышая производительность. Отсутствие отвлекающих программ и документов также помогает.

Отдельные компьютеры для работы и развлечений помогут избежать соблазна смотреть Netflix на работе

3. Работайте по графику

График повышает работоспособность. Вы автоматически переходите в «рабочий режим», когда находитесь в «рабочем времени».

Кроме повышения производительности это хорошо для баланса работы и личной жизни. Быть владельцем ― стресс, вы постоянно в работе, в любимом деле, мысли об улучшении бизнеса крутятся в голове день и ночь.

Чтобы границы не размывались, семья не ругалась, что вы постоянно в себе, и отдых происходил регулярно и полноценно, распланируйте день. Позвольте себе полностью отвлечься от забот в личное время, проведите его с близкими и не забывайте про хобби.

Подберите для себя удобный способ контролировать время и придерживаться графика. достаточно часов на стене и силы воли, другим помогают напоминания и расписание в календаре по часам. Можно использовать Метод помидора (для этого можно купить специальный таймер или установить приложение с той же функцией). Какой бы способ вы ни выбрали, обязательно вставьте в расписание время для отдыха.

4. Договоритесь с домашними

Если работа из дома для членов вашей семьи в новинку, попросите их не беспокоить вас в определённые часы. Повесьте табличку на дверь, чтобы сообщить своей семье, когда вы сосредоточены на важном деле или у вас созвон. Постарайтесь не работать в гостиной и других «общих» местах, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы.

Если ваш партнёр также работает дома, заранее обдумайте, как вы сможете заботиться детях, стариках и домашних животных. Распределите между собой время, чтобы заниматься домашними делами по очереди, освобождая друг другу время для работы. Если каждый из вас создает домашний офис в первый раз, сообщите клиентам и коллегам, что некоторое время будете отвечать не сразу или отложите некоторые задачи. Вам нужно сбалансировать семейное и рабочее время и привыкнуть к новым условиям.

Используйте время дневного сна у детей, чтобы сделать самые важные рабочие дела (хотя родителям этот совет, наверно, не пригодится — они и так используют детский сон по максимуму). Дети не могут не заглядывать в ваше рабочее место совсем. В этом случае попросите их помочь вам с некоторыми простыми задачами (если дети достаточно большие для этого), например, с упаковкой. Терпение и изобретательность вам помогут. Знаем по себе =)

5. Держите свой офис в «готовом» состоянии

Это означает, что ваше оборудование всегда должно быть готово к работе, а дела упорядочены.

Создавайте список дел накануне, так вы будете представлять, какой рабочий день вас ждёт.

Прибирайтесь в конце рабочего дня, чтобы не начинать новый день с разбора старых завалов.

Держите технику в готовом состоянии, чтобы не ждать долгой загрузки программ и не тратить время на поиск нужных сайтов.

Вы наиболее продуктивны в начале работы. Если потратите это время на повседневные задачи — уборку, составление списка дел — потеряете в производительности.

6. Используйте

Вот несколько приложения, который помогут вам оставаться продуктивными:

• Zoom для звонков и видеоконференций
• TomatoTimer для контроля времени на работу и отдых
• Pocket поможет не отвлекаться на интересные статьи, а отложить их на потом
• Trello для создания списков задач и контроля их выполнения
• Ecwid для управления магазином без компьютера

А ещё советуем Limber (расширение для браузера Chrome). Таймер, который в определённые интервалы времени напоминает выпрямить спину или встать и размяться. О здоровье стоит заботиться даже при работе из дома.

Возможность работать дома ― приятный бонус в сфере электронной коммерции. Вы не только сами определяете рабочие часы, но и создаёте обстановку на свой вкус. Следуйте нашим советам и будьте продуктивны!

Как советы вы можете дать для максимальной производительности и комфорта работы на дому? Поделитесь с нами в комментариях.

Источник