Организация работы современных офисов

Как организовать эффективную работу офиса

Любой офис должен соответствовать требованиям пожарной безопасности, охраны труда. Кроме того, в офисе должно быть комфортно вашим сотрудникам, ведь они проводят на работе минимум 8 часов в день.

• обеспечить сотрудников средствами труда;
• правильно организовать офисное пространство;
• обеспечить необходимые условия труда.

Если работодатель не выполнит установленные требования к условиям труда, то Роспотребнадзор сможет оштрафовать как организацию, так и ее руководителя.

Как организовать эффективную работу офиса

Шаг 1. Обеспечьте сотрудников средствами труда

1. Снабдите сотрудников расходными материалами: канцелярскими принадлежностями, удобной мебелью. Определите, каким образом офис-менеджер будет заказывать канцелярские принадлежности. Например, он может раз в месяц опрашивать сотрудников, какие канцтовары им нужны, и делать заказ. Чтобы не было перерасхода бюджета, утвердите нормы расходования канцтоваров.

2. Выдайте технические средства для работы: компьютер, телефон. Определите, кто будет осуществлять поддержку сотрудников. Если у вас нет собственной IT-службы, то установите, как подчиненные будут обращаться к стороннему специалисту. Можно создать IT-чат в Skype. Если менеджеры по продажам проводят много встреч с клиентами, то обеспечьте сотрудников планшетами. Тогда они смогут красиво презентовать продукцию вашей организации перед потенциальными покупателями.

3. Оборудуйте кухню, где сотрудники могли бы принимать пищу, пить чай. Если нет такой возможности, то оборудуйте уголок, где будет стоять чайник, кофе-машина, кулер с водой.

4. Закупите шкафы для верхней одежды. Если ваш офис часто посещают клиенты, развешанная повсюду верхняя одежда сотрудников может произвести негативное впечатление.

Совет: утвердите правила подписания документов.

Целесообразно на стойке секретаря поставить три лотка: на подпись директору, на визу юристам, в бухгалтерию. Сотрудники будут складывать бумаги в соответствующие лотки. Установите, что вы подписываете документы раз в день, например, в 17:00. Это наведет порядок в документообороте.

Шаг 2. Правильно организуйте рабочее пространство

Требования к рабочему месту прописаны в СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы». Работодатель должен:

• обеспечить сотрудников подставками для ног работника;
• соблюсти расстояние между мониторами;
• соблюсти нормативы площади комнаты и количество размещенных в ней мониторов;
• соблюсти расстояния между рабочими столами с видеомониторами. Так, при размещении рабочих мест с ПК расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора) должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов – не менее 1,2 м;
• правильно разместить дисплеи по отношению к окнам.

По общему правилу компьютеры нужно размещать в кабинетах с окнами (п. 3.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03). Если это невозможно, то понадобятся расчеты, которые подтвердят безопасность для здоровья сотрудников и соответствие нормам естественного освещения. Окна необходимо оборудовать жалюзи, занавесками и другими средствами, позволяющими прекратить доступ яркого света в помещение. К тому же работнику недостаточно выделить простой стул; понадобится кресло с подъемно-поворотным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденьем и спинкой (п. 9.6 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03).

Шаг 3. Обеспечьте необходимые условия труда

Организация должна соблюдать нормы по шуму, освещению, влажности, температуре. Санитарные нормы и правила, которые устанавливают требования к параметрам производственной среды, учитываются в нормативных актах, которые определяют проведение спецоценки. Так, приложение 16 к Методике проведения спецоценки (приказ Минтруда России от 24 января 2014 г. № 33н) регламентирует отнесение условий труда к тому или иному классу в зависимости от воздействия световой среды. При этом нормативное (эталонное) значение освещенности рабочей поверхности в этом приложении устанавливается в соответствии с СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03. Они посвящены вопросам естественного, искусственного и совмещенного освещения жилых и общественных зданий.

Независимо от времени года сотрудникам на рабочих местах необходимо обеспечить комфортный температурный уровень. В зависимости от трудовой активности, свойственной конкретной должности, у работника будет свой норматив. Например, не более часа в день допускается трудиться в офисе, если температура в кабинете составляет +32,5 ˚С. Температурная граница снижается до +30,5 ˚С, если работнику предстоят значительные физические нагрузки.

Внимание: работодателей, которые игнорируют требования СанПиН, ожидают претензии и штрафы Роспотребнадзора.

За несоблюдение санитарных правил директору или организации грозит административная ответственность по статьям 6.3, 6.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях (нарушение санитарных правил и гигиенических нормативов, а также нарушение санитарно-эпидемиологических требований к эксплуатации жилых помещений и общественных помещений, зданий, сооружений и транспорта). Самое серьезное наказание – административное приостановление деятельности работодателя на срок до 90 суток. Штрафы сравнительно небольшие: от 10 тыс. до 20 тыс. руб. для организации и от 500 руб. до 2 тыс. руб. для директора.

Шаг 4. Проведите спецоценку условий труда

Специальная оценка пришла на смену аттестации рабочих мест с 1 января 2014 года. В течение пяти лет, то есть до 31 декабря 2018 года, все организации обязаны хотя бы раз пройти спецоценку. Конкретный срок проведения оценки работодатели определяют самостоятельно с учетом фактической ситуации. Так, все вновь созданные организации обязаны проводить спецоценку в течение 12 месяцев с момента создания новых рабочих мест.

Проводить спецоценку не нужно только в отношении отдельных категорий сотрудников, в частности надомников. Поэтому, только если все сотрудники организации без исключения подпадают под эти категории, например работают на дому, проводить спецоценку не придется. В остальных случаях спецоценка обязательна независимо от сферы деятельности организации, наличия или отсутствия производства, численности сотрудников и т. п.

Также не имеет значения, в каких помещениях работают сотрудники: собственных или арендованных. Провести спецоценку обязан именно работодатель, чьи сотрудники выполняют работу в арендованных помещениях, а не собственник здания, офиса и т. п. Если сотрудники постоянно работают в разъездах и фактически выполняют работу на территории заказчиков, то спецоценки тоже не избежать. Это следует из совокупности положений статьи 3, пункта 2 статьи 8 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ, статей 22 и 212 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли проводить специальную оценку условий труда, если на 1 января 2014 года в организации проведена аттестация рабочих мест

В общем случае не нужно.

Если до 1 января 2014 года в организации была проведена аттестация рабочих мест по условиям труда, то в общем порядке специальную оценку условий труда в отношении таких рабочих мест можно не проводить в течение пяти лет со дня завершения данной аттестации. Для целей специальной оценки условий труда можно использовать результаты данной аттестации, проведенной в соответствии с ранее действовавшим порядком. Аналогичную позицию занимают и суды, см., например, апелляционные определения Костромского областного суда от 2 июня 2014 г. № 33-823, Мурманского областного суда от 14 мая 2014 г. № 33-1220-2014. Исключение – случаи, когда у работодателя возникнет необходимость провести внеплановую оценку, в том числе при создании новых рабочих мест (ч. 1 ст. 17 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ).

Кроме того, работодатель вправе по собственной инициативе провести специальную оценку условий труда и до истечения срока действия имеющихся результатов аттестации рабочих мест, например если захочет пересмотреть гарантии сотрудникам с вредными и опасными условиями труда и предоставить их в соответствии с новым порядком. Об этом говорится в части 4 статьи 27 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ. Аналогичная позиция представлена в разъяснениях Минтруда России от 7 марта 2014 г.

Источник

Тенденции дизайна офиса 2021: как оптимизировать расходы и привлечь лучших специалистов

В 2021 дизайн офиса и его функциональность станут важными составляющими HR-бренда вашей компании. А еще от этого зависит, какой процент сотрудников вернется к стандартному режиму работы после длительного периода «удаленки». По статистике CDO «МегаФон» около 20 % сотрудников хотят продолжать работать из дома, примерно столько же предпочтут вернуться в офис, а оставшиеся 60 % выступают за сочетание двух форматов.

Мы подготовили материал о том, какими станут офисы после коронавируса и что поможет вам привлечь перспективных специалистов. Прочтите его, чтобы узнать:

• что придет на смену open space с фиксированными рабочими местами;
• как «умный офис» помогает побеждать вирусы;
• в каких офисах сотрудники чувствуют себя как дома и трудятся эффективнее;
• как помочь сотрудникам сохранить здоровье, чтобы реже оплачивать больничные;
• как удовлетворить потребности молодых специалистов, которые озабочены вопросами экологии;
• какое сочетание цветов в интерьере офиса будет на пике популярности в 2021 году.

Тренд №1: трансформируемые офисы

Офисы после коронавируса однозначно не будут прежними. Исследование, проведенное рекрутинговым агентством Selecty и разработчиком CRM-системы «Простой бизнес», показало — оставить команды на удаленке и полностью отказаться от офиса готовы лишь 16% российских работодателей. Но многие рассматривают возможность комбинированной работы: сотрудники будут работать из дома, а в офис приезжать по необходимости. Дорогие офисы с фиксированными рабочими местами многим компаниям больше не нужны. Альтернативы: аренда мест в коворкинге или гибкий трансформируемый офис.

Трансформируемые офисы, где не у каждого сотрудника есть персональное рабочее место, популярны не первый год. В 2021 они станут трендом, т. к. обходятся дешевле классических и допускают увеличение численности сотрудников до 30%. Оптимальный вариант, если неделю назад в офисе было 10 человек, а сегодня приехали в командировку коллеги из другого города или кто-то из удаленщиков пришел на встречу с клиентом.

«Дизайн-решения современных офисов движутся в сторону трансформируемых многофункциональных пространств. Одно и то же помещение может быть переговорной комнатой, зоной коллаборации с подиумом и маркерными досками, тренинг-классом или местом сбора одновременно всех сотрудников для фуршета. Такой запрос на мобильность решений рождается из-за быстрого роста компаний: допустим, сегодня в офисе работает 100 человек, через полгода их будет уже 150, а делать ремонт и сносить стены — дело накладное. Более дальновидные руководители стараются предвидеть эти риски и сразу просят создавать пространство без стен, используя мобильные перегородки, которые два человека смогут взять и просто перенести, если потребуется.»

Аня Саркисьянц, идейный вдохновитель, дизайнер

и арт-директор студии DESIGNIC в интервью для журнала N1

Выбор мебели для гибкого офиса

Мы активно используем в своих проектах мобильную модульную мебель — ее легко перемещать и можно использовать для разных целей. Например, в конференц-зале офиса IT-компании NBCompany разместили модульную конструкцию, которая в собранном виде представляет собой подиум, а в разобранном — пуфики для размещения гостей.

В лаунж-зоне офиса компании Kemira вся мебель модульная. При необходимости ее можно расставить иначе.

Шумоподавление в офисе

Когда вокруг шумят, работать некомфортно. Поэтому в трансформируемых офисах важно выделить тихие зоны для сконцентрированной работы, совещаний и официальных встреч, а в остальных помещениях обеспечить максимально возможную звукоизоляцию.

На помощь придут акустические перегородки и другие элементы. В зоне отдыха и неформального общения офиса компании Sever Minerals мы поставили диваны с высокими спинками и бортиками, которые обеспечивают приватность: как визуально, так и за счет поглощения звука. Здесь можно пообщаться с командой или созвониться с клиентом, не мешая окружающим и не отвлекаясь на посторонние звуки.

В кабинете директора Sever Minerals на стену повесили карту с отмеченными на ней филиалами, а в зоне ресепшн — мозаику из разноцветных панелей. Оба элемента выполнены из материала EcoSund, выполняют не только декоративную, но и звукопоглощающую функцию.

В open space рабочие места разделили мягкими акустическими перегородками.

Грамотное использование офисного пространства

В офисах нового поколения важна возможность зонирования пространства. Выделить обособленные зоны, а при необходимости быстро вернуть всё в исходное состояние, позволяют трансформируемые перегородки для офиса.

Мобильная перегородка из продуктовой линейки Actiu. Она не только зонирует пространство, но и может использоваться вместо привычной магнитной доски для фиксации листков с заметками.

Создадим для вас трансформируемый офис с учетом потребностей команды и специфики бизнеса

Тренд №2: умные офисы

Как технологии помогают противостоять вирусам

В 2020 все мы поняли, что важно как можно реже притрагиваться к поверхностям, которых касались другие. С начала пандемии разработчики трудятся над приложениями, позволяющими минимизировать количество контактных процессов в офисах.

Например, Huawei и Wanglong Intelligent зимой 2020 представили систему вызова лифта через приложение, установленное на смартфоне. Новинка была успешно опробована в Китае. А в Таллине есть полностью бесконтактное офисное здание, где все двери и лифты управляются с помощью смартфона. Программное обеспечение для него разработала компания Ninja Solutions.

Появляется множество решений для безопасной работы в офисе. Так, приложение Safe Distance, разработанное Smart Citti и Wrld3D, создает трехмерную карту офиса, показывает наиболее людные места и передает данные о том, какие помещения заняты.

Приложение Safe Distance позволяет сотрудникам безопасно перемещаться по офису, избегая мест скопления людей

Пользуются популярностью и приложения, которые отслеживают перемещения сотрудников с помощью GPS-сигнала, а в случае, если кто-то заразился, позволяют быстро вычислить, с кем он был в контакте.

Так выглядят технологии будущего. Но уже сегодня вы можете сделать свой офис более безопасным для сотрудников:

• заменить обычные двери автоматическими, выключатели — сенсорными датчиками, сканеры отпечатков или пластиковые пропуска — системой распознавания лиц;
• приобрести бесконтактные дозаторы для жидкого мыла и дезинфицирующих средств;
• использовать бесконтактные системы для смыва и смесители в санузлах;
• отказаться от кофе-машин и автоматов со снеками, отдав предпочтение доставке порционной герметично упакованной еды.

Для контроля температуры сотрудников можно использовать встроенные датчики на рабочих местах или бесконтактные тепловизорные камеры, которые устанавливаются на входе в офис.

Пример использования терминала Dahua во входной зоне офиса. Если температура тела повышена или человек не надел маску, дверь не откроется.

Что нужно для удаленной командной работы

Рост доли тех, кто работает удаленно, потребует соответствующего оборудования офиса. В переговорных и конференц-залах должны быть установлены экраны, камеры, микрофоны, интерактивные электронные доски с возможностью совместной работы.

На этом базовом наборе развитие не остановится. Компания Facebook представила концепт интерфейса для очков виртуальной реальности, который позволит создать рабочее место где угодно.

Тренд №3: офис, где уютно как дома

Тенденция к созданию более комфортных и менее формальных рабочих пространств существует не первый год. Она усиливается по мере того, как в командах начинают преобладать представители поколения Z, привыкшие работать откуда угодно.

Создать в офисе домашнюю атмосферу помогают ковровые покрытия, теплое освещение, шторы и прочий текстиль, библиотека, полезные снеки и вода в свободном доступе, обилие комнатных растений. Важную роль в интерьере офиса 2021 играют удобные стулья и кресла.

Офис студии DESIGNIC получился уютным и домашним благодаря грамотному подбору мебели, ковровых покрытий и текстиля

В США нормой считается сон на рабочем месте, для отдыха оборудуются специальные зоны. В России это пока не принято, но мы верим, что ситуация начнет меняться.

«Люди часто сталкиваются с тем, что в компаниях нет культуры дневного сна, соответственно, взять и лечь на диван, чтобы отдохнуть, они не могут. Я выступаю за появление такой культуры, как это давно было сделано в компаниях Кремниевой долины, например. Сотрудник должен быть уверен, что он не нарушит правил внутреннего распорядка компании и не совершит ничего криминального, если немного поспит. Зоны сна и отдыха следует правильно организовывать и располагать их в удаленном месте, где нет основного потока людей. Тогда все работники будут понимать, что есть тихая зона, где всегда может кто-то отдыхать, поэтому возле нее не будут шуметь. Здорово, если в таких комнатах будет информирование, что помещение занято. Скажем, в комнате кто-то отдыхает, а снаружи горит огонек и висит табличка “не беспокоить”».

Аня Саркисьянц, идейный вдохновитель, дизайнер

и арт-директор студии DESIGNIC в интервью для журнала N1

Тренд №4: забота о здоровье и благополучии сотрудников

Экраны из плексигласа или стекла, разделяющие рабочие места, отделяющие менеджеров от клиентов и посетителей друг от друга, за 2020 год стали привычными. Производители мебели работают над тем, чтобы офисы после коронавируса были не только безопасными, но и стильными.

Шведская компания Blå Station выпустила серию офисной мягкой мебели BOB с прозрачными перегородками из плексигласа.

Разделители можно легко удалить без использования инструментов

Таким видит интерьер офиса 2021 дизайнер из Австралии Keith Melbourne:

Конструкция позволяет разделить рабочие места визуально, обеспечив каждому сотруднику необходимое уединение, а также подавляет шумы в open space

Альтернативой пластиковым перегородкам могут стать:

• вазоны с цветами или «‎вертикальные сады»;
• мобильные акустические экраны из ткани либо экраны, на которых можно писать или прикреплять на них листки с заметками.

Кроме перегородок для минимизации риска заражения в офисах используется приточно-вытяжная система вентиляции. В каждом помещении она должна быть обособленной.

Забота о здоровье членов команды не ограничивается защитой от вирусов. Последствия малоподвижного образа жизни бывают серьезными: образование тромбов, лишний вес, мигрени, проблемы со спиной. Чтобы этого не допустить, обеспечьте максимальную мобильность сотрудников. Это можно сделать еще на этапе проектирования офиса, расположив, например, столовую или зону отдыха на максимальном расстоянии от рабочей зоны.

Также важно выбрать правильную мебель. По-прежнему популярны, например, регулируемые столы, за которыми можно работать сидя или стоя.

Тренд №5: экологичный офис и экономия природных ресурсов

Опрос, проведенный Dell Technologies, показал, что 38% молодых людей из поколения Z (рожденные после 2000 года) хотят работать в социально и экологически ответственных компаниях. Чтобы стать работодателем мечты для перспективных специалистов, важно показать, что вы заботитесь о планете:

• использовать возобновляемые источники энергии;
• правильно сортировать и утилизировать отходы, остатки пищи из офисной столовой, старые электроприборы;
• минимизировать использование бумаги и одноразового пластика.

В 2021 в тренде остается включение природных элементов в интерьер офиса. Это не просто красиво: обилие растений, использование натуральных материалов и достаточное естественное освещение положительно сказываются на физическом и ментальном здоровье сотрудников, их работоспособности.

Крупные корпорации это понимают. Вот так выглядит офис Google в Дублине.

«Зеленая среда» положительно влияет на работу мозга и снижает уровень стресса

В 2018 году мы работали над дизайном интерьера офиса компании Sever Minerals, который расположен в бизнес-центре, сертифицированном по стандарту LEED. Постарались учесть все требования и тенденции: использовали натуральные материалы и много живых растений, светильники с датчиками движения, экономичные смесители.

По офису расставлены напольные кашпо с живыми растениями, а в зоне для неформального общения использованы навесные

Живые растения использованы и в других наших проектах.

Это — визуализация переговорной в офисе логистической компании, где мы предложили разместить фитостену

В проекте кухни-столовой для офиса логистической компании растения над столом искусственные, а на стене размещены панно из стабилизированного мха

Трендовые цвета в интерьере офиса 2021

Компания Pantone, признанный эксперт в вопросах подбора и сочетания цветов, назвала цветами 2021 года PANTONE 17-5104 Ultimate Gray и PANTONE 13-0647 Illuminating. По мнению экспертов, эта пара «передает послание силы и надежды, одновременно стойкое и воодушевляющее».

В 2018 году мы использовали сочетание желтого и серого, оформляя центральный офис билетного оператора Kassir.ru в Санкт-Петербурге. Спустя 3 года оно всё так же свежо и актуально.

Желтый выбрали для зон отдыха и активности, а серому отдали предпочтение в рабочих зонах, где нужна максимальная концентрация внимания

То же сочетание использовано в офисе Lego в Шанхае.

И для оформления многофункционального пространства Forum Karlín дизайнеры выбрали его.

Производитель красок PPG включил в список трендовых цветов 2021 года песочный бежевый. Мы использовали его в интерьере офиса международной химической компании Kemira.

Тенденции дизайна офиса: подведём итоги

По мнению экспертов отрасли, с которым мы согласны, в тренде будут:

• Трансформируемый офис, куда «удаленщики» смогут приезжать по необходимости. Оборудовать такое пространство вам помогут модульная мебель и трансформируемые перегородки для офиса, позволяющие быстро менять его конфигурацию.
• Использование современных технологий для минимизации контакта сотрудников с поверхностями и организации эффективной удаленной работы в команде.
• Комфортные уютные офисы с домашней атмосферой.
• Натуральные материалы, много зелени и бережное отношение к природным ресурсам.
• Забота о физическом и ментальном здоровье сотрудников.

Интерьер офиса 2021 — это не только красота, но и функциональность.

Источник