- Тик-так: 15 самых эффективных техник тайм-менеджмента
- 10 советов успешного тайм-менеджмента:
- «Метод помидора» («Система 25 минут»)
- «9 дел» («1—3—5»)
- «90 на 30»
- «Принцип трех дел»
- Техника временных блоков
- Канбан
- Zero Inbox
- «Автофокус»
- BOSSHUNT
- Что такое тайм-менеджмент?
- Как научиться управлять своим временем
- 1. Принцип Парето
- 2. Матрица Эйзенхауэра
- 3. Интеллект-карты или Mind maps
- 4. Пирамида Франклина
- 5. Метод «АБВГД»
- 6. Сначала съешьте лягушку
- Инструменты планирования времени
Тик-так: 15 самых эффективных техник тайм-менеджмента
Хочешь зарабатывать больше? Пройди курс Комплексный интернет-маркетинг от команды tripmydream и освой профессию за 3 месяца!
С проблемой нехватки времени сталкиваются практически все люди, которые планируют свой рабочий день. Именно для этого были разработаны техники тайм-менеджмента, которые помогают правильно и рационально управлять своим временем.
Начнем с общих маленьких советов, как рационально ежедневно распределять задачи и управлять своим временем.
10 советов успешного тайм-менеджмента:
- Уделяйте ежедневно около часа в день на задачу, которая приближает вас к глобальной цели.
- Один месяц = одна маленькая цель. Глобальную свою цель необходимо разбить на маленькие задачи, которые можно выполнить в течение месяца. Так по тихоньку-по легоньку вы приблизитесь к своей основной цели.
- Те задачи, которые занимают меньше двух минут, необходимо сделать первично, чтобы потом посвятить себя более сложным задачам.
- Метод «10 минут». Пообещайте себе заниматься какой-то задачей лишь десять минут. Вероятнее всего, вы втянетесь в процесс и доделаете все до конца. Удивительно, но наш мозг работает именно так.
- «Правило лягушки». Рекомендуется начинать работу с, как минимум, одного дела, которым не хочется заниматься, но важно сделать. Это называется «съесть лягушку». Как результат — облегчение, что одно из таких дел выполнено.
- Не забывайте чередовать виды деятельности и типы занятий — это повышает производительность и помогает не уставать от монотонной работы.
- Воспользуйтесь сервисами-помощниками, которые выполнят многие задачи за вас и сделают вашу жизнь легче.
- Анализируйте в конце каждого дня, что успели сделать, а что нет и довольны ли вы результатом. Наблюдая целостно картину, вы сможете понять, что следует изменить в лучшую сторону.
- Каждая задача должна иметь свой дедлайн — это поможет рационально планировать и развивать самодисциплину.
- Наведите порядок в голове и пространстве. Выбросьте весь хлам и информационный мусор, который засоряет вашу голову. Так вы сэкономите время и сделаете свою жизнь проще и свободнее.
«Метод помидора» («Система 25 минут»)
Автор: Франческо Чирилло.
Франческо создал этот метод для подготовки к экзаменам — он засекал время по кухонному таймеру в виде помидора, что и подарило такое название методу. Суть в том, что в течение 25 минут выделяется время на работу, ни на что не отвлекаясь. После чего делается перерыв на 5 минут, и повторяется цикл. После каждого четвертого цикла необходимо делать перерыв в полчаса на полноценный отдых. Этот метод подходит всем, кто выполняет монотонную работу от уборки дома до подготовки к экзамену.
Метод настолько популярен, что для него даже было создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android.
Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем книгу Штаффана Нётеберга «Тайм-менеджмент по помидору».
«9 дел» («1—3—5»)
Суть в том, что необходимо за сутки выполнить одну большую задачу, три средних и пять небольших. Небольшими задачами могут быть, к примеру, бытовые дела. Такой метод помогает комбинировать цели разной сложности, проводить день продуктивно и не тратить все силы на это. Подойдет для тех, кто переживает не столько за временные промежутки, сколько за выполнение поставленных целей. Иерархия задач помогает правильно определять приоритеты и помнить о самой главной задаче.
«90 на 30»
Автор: Тони Шварц.
Метод прост: 90 минут на работу, 30 — на отдых. После чего цикл повторяется. В первые циклы важно выделять время на сложные дела. Но, если у вас не получается уделять работе аж полтора часа, то воспользуйтесь альтернативным методом — «52 на 17». Отлично подходит тем, кто мыслит временными интервалами и любит планировать.
«Принцип трех дел»
Автор: Крис Бейли.
Альтернативная вариация «9 дел». Акцент идет на самые важные задачи, остальные отходят на второй план. Ежедневное выполнение трех самых важных дел поможет вам правильно расставлять приоритеты. Подходит тем, кто планирует свой день постановкой задач и дел, не разбивая его на временные промежутки.
Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем к прочтению книгу автора методики Криса Бейли «Мой продуктивный год».
Автор: Дэвид Аллен.
GTD — Getting Things Done. Суть системы — помочь довести дело до конца. Пользуются этой методикой не только в тайм-менеджменте, но и в работе с информацией. Но есть один нюанс — GTD требует строгой дисциплины и работы над собой, что уже само по себе не каждому может подойти.
- Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
- Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
- Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
- Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
- Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.
А теперь разберемся, в чем же суть метода:
1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.
2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учеба», «Дом» и так далее.
3. Каждой задаче из Inbox присваивается определенный статус.
- Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
- Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
- Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определенный срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-то.
4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять.
Техника временных блоков
Суть метода, в том, чтобы заранее определять время на каждую задачу, не занимаясь ничем посторонним. Зачастую, мы составляем список дел на день и не успеваем их все выполнить. А происходит это из-за того, что мы не учитываем количество отведенного времени для каждой задачи. Но, кроме того, здесь устанавливаются и четкие границы на выполнение. К примеру:
- 10:00 — 12:00 – написать отчет;
- 12:00 — 13:00 – перерыв на обед;
- 13:00 — 14:00 – презентация проекта;
- 15:00 — 16:00 – курс онлайн-лекций.
Напоминает распорядок дня? В этой технике обязательно указывать лишь хронометраж планируемых заданий, остальную рутину никто не затрагивает.
Канбан
Японская схема, визуализирующая рабочий процесс. Использовалась в компании Toyota. Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска». Сейчас методика канбан является чуть ли не самой популярной в тайм-менеджменте. Изначально ее создали для использования в компаниях. С помощью канбана легко контролировать работу команды и рост проектов, если конечно же, учесть все детали и нюансы. Вместе с тем, техника подойдет и для личного планирования, особенно если ее сочетать с другими подходами.
Огромный плюс канбана — наглядность процесса. Очень часто в компаниях пользуются маркерной доской и стикерами, чтобы было удобнее. Итак, вы чертите таблицу в виде трех столбцов с названиями «Надо сделать», «Делается», «Сделано». Каждую задачу запишите в один из столбцов и в течение дня вычеркивайте из одного столбца и перемещайте в другой, в зависимости от его статуса.
Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем к прочтению книгу Дэвида Андерсена «Канбан».
Автор: Лео Бабаута.
Основан этот способ на основе GTD, но сам по себе он проще. ZTD расшифровывается как Zen to Done. Строится он на 10 простых пунктах-привычках:
- Собирайте всю информацию в разделе «Входящие» (как и в GTD).
- Не откладывайте входящие записи, обрабатывайте сразу.
- Распределите заметки по темам (как и в GTD).
- Важные дела планируйте на каждый день заранее, особо крупные дела — на неделю вперёд.
- Сосредотачивайтесь на одном деле, не распыляйте внимание.
- Создавайте короткие и понятные списки дел.
- Войдите в режим и соблюдайте его каждый день.
- Делайте то, чем вам действительно хочется заниматься.
- Упрощайте. Формулируйте задачи коротко и ясно, уберите лишние и незначительные из списка.
- Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем к прочтению сайт автора методики.
Zero Inbox
Автор: Мерлин Манн.
«Входящие» всегда должны оставаться пустыми. И речь идет не только о почте, но и об информации и неразобранных задачах. Да-да, именно это существенно облегчит вашу жизнь. Ежедневно разбирайте все поставленные задачи и «Входящие» — решите, что с ними делать: решить, отложить, передать кому-то или удалить.
Не останавливайтесь, пока папка не станет пустой. Техника больше всего подходит тем, кто постоянно сидит в почте/документации или ощущает, что у него каждый день скапливается довольно много информации и задач, с которыми неясно что делать. В свою очередь, Мерлин Манн использовал этот метод для работы с почтой.
«Автофокус»
Автор: Марк Форстер.
Хотим заметить, что эта техника подойдет больше творческим людям, которые не могут следовать строгому планированию, а руководствуются больше интуитивным подходом. Не подходит, когда четко выставлены дедлайны и много обязательств.
Суть: выписать все дела, которые необходимо сделать (это могут быть цели, которые не ограничены хронометражем) и читать не спеша список, пока интуитивно вы не остановитесь на одном из них. Если остановились — немедленно начинайте выполнять. Если цель начинает надоедать — перенесите ее вниз списка и приступайте к следующей.
Чтобы узнать больше об этом методе, рекомендуем к прочтению книгу автора методики — «Сделай это завтра».
Источник
BOSSHUNT
Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей. Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.
Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим. Питер Друкер
Тайм-менеджмент входит в ТОП-10 навыков, которые ценят работодатели в сотрудниках больше всего. Почему работодателю важно, чтобы сотрудник имел навыки управления временем? Руководители хотят работать с подчиненными, которые вовремя приходят на работу, умеют точно рассчитать время на выполнение поставленной задачи, соблюдают дедлайн, умеют правильно расставлять приоритеты и планировать свой рабочий день.
Перед тем, как перейти к методам тайм-менеджмента, необходимо разобраться, какие факторы мешают эффективно использовать свое время.
- Перфекционизм
- Прокрастинация
- Недостаток знаний
- Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов
1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!
2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный, несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».
Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель — дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет — все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.
Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем и пройти
Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.
Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.
Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами:
- Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
- Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.
В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.
Как научиться управлять своим временем
6 лучших методов тайм-менеджмента
- Принцип Парето
- Матрица Эйзенхауэра
- Интеллект-карты или Mind maps
- Пирамида Франклина
- Метод АБВГД
- Сначала съешьте лягушку
1. Принцип Парето
Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:
20% усилий дают 80% результатов
Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.
Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.
2. Матрица Эйзенхауэра
Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.
Матрица Эйзенхауэра
Дела | Срочные | Несрочные |
Важные |