Стиль одежды для секретарей

Деловой этикет и имидж секретаря.

Деловой этикет — свод норм и правил наиболее целесообразного по­ведения, которое должно способствовать достижению успеха в деловых отношениях.

Деловой этикет устанавливает определенные правила в отношении одежды и внешнего вида секретаря, манеры общения с партнерами, со­служивцами и руководителем, ведения телефонных переговоров, опреде­ляет стиль переписки и оформления документов, порядок проведения презентаций, деловых и неофициальных встреч, т. е. предусматривает правила поведения, формы обхождения и другие навыки, которые потре­буются секретарю, чтобы достойно выглядеть в любой ситуации, и не только связанной с его работой.

Секретарю необходимо найти свой имидж (образ, облик), развивать в себе такие качества, как вежливость, деликатность, тактичность, умение контролировать свои поступки в самых непредвиденных ситуациях, уве­ренность в себе. Все это в совокупности станет основой успешной карьеры.

Одно из правил этикета содержит ответ на вопрос: кто должен здоро­ваться первым при встрече?

Первым приветствует: мужчина — женщину (но секретарь — руково­дителя), младший по возрасту — старшего.

Вошедший в приемную, независимо от должности, первым здоровает­ся с присутствующими. Но если посетитель этого не сделал, секретарь не должен акцентировать внимание на этом. Вполне возможно, что вошед­ший перегружен своими проблемами и просто забыл о приветствии.

Секретарь должен здороваться со всеми, кто входит в приемную. Лучше приветствовать своего шефа, руководителей высокого ранга и по­четных гостей вставая из-за рабочего стола, если видите их в этот день впервые.

Секретарю не следует первым подавать руку для рукопожатия. Но от­вечать на рукопожатие надо. Ваша рука при этом не должна быть вялой и безжизненной.

Секретарю приходится знакомить людей. При представлении необхо­димо придерживаться следующих правил:

— мужчину представляют женщине;

— молодого сотрудника представляют более старшему по возрасту;

— рядового сотрудника представляют более высокопоставленному;

— одного работника представляют нескольким сотрудникам.

Если вам нужно представить кого-то, непременно уточните заранее информацию о человеке, его послужном списке. Убедитесь, что точно знаете должность, занимаемую им в настоящее время.

Каждое знакомство, каждая встреча неизбежно завершаются проща­нием. Если вы собираетесь уходить, нужно дождаться паузы в разговоре и, встав, сказать собеседникам: «До свидания. Надеюсь, мы еще встре­тимся». Можно короче: «Рада была увидеться с вами». Любезные собе­седники отвечают, что они также были рады встрече.

Если одна женщина выразила надежду на новую встречу, другая долж­на ей ответить: «Я также надеюсь» или просто: «Благодарю».

Вопрос о том, какой подход в части одежды оптимален, каждая ком­пания решает исходя из того, какой имидж она хочет сформировать.

Стиль одежды зависит не только от сферы бизнеса, в котором дейст­вует фирма, и ее корпоративной культуры, но и от субъективных пред­ставлений руководителя о том, как должен выглядеть секретарь.

По внешнему виду секретаря обычно можно безошибочно сделать вывод о порядках, принятых в организации, да и в целом о ее солидно­сти. Поэтому костюм для секретаря также обязателен, как и для руково­дителя. Естественно, что каждая женщина стремится к индивидуально­сти, сама формирует стиль и манеру одеваться. Универсальные правила тем не менее существуют. Одежда может быть модной, но должна быть скромной и неброских цветов. Экспериментировать можно с кроем и аксессуарами. Если хочется яркости, то достаточно чуть-чуть усилить ее в макияже. В одежде секретаря должен преобла­дать деловой стиль, в котором важны два ключевых момента — классика и элегантность. Не спорить с модой, но и не идти на ее острие — вот к чему следует стремиться в деловой сфере. Простой и удобный костюм без кричащих аксессуаров создаст секретарю репутацию практичного и толкового сотрудника. Аккуратно, с чувством достоинства и без лишней броскости одетый секретарь внушает больше доверия, чем одетый под­черкнуто манерно или кое-как.

Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, его одежда должна быть и красивой, и удобной, прежде всего потому, что безуко­ризненно и со вкусом одетый человек чувствует себя уверенней и лучше.

Одежда не обязательна должна быть дорогой, но она должна быть чистой и хорошо пошитой. Основа гардероба делового человека — костюм.

Главное достоинство костюма — его универсальность. Женский кос­тюм — жакет, юбка или брюки. Дополнением к нему является жилет. Зачастую им пренебрегают при покупке костюма, а напрасно — именно жилет позволяет преподносить костюм каждый раз по-новому.

Работа секретаря весьма разнообразна — приходится и много сидеть, и много двигаться. Поэтому особое значение приобретает качество тка­ни. Это должна быть несминаемая высококачественная костюмная или плательная шерсть с очень небольшим процентом синтетики.

Общее впечатление зависит и от того, как сшит костюм. Один из главных недостатков в одежде, к сожалению, часто встречающийся у ок­ружающих, — плохо сидящие вещи. При выборе одежды следует руково­дствоваться правилом: пусть костюм будет более свободен, нежели слиш­ком тесен.

Как минимум, секретарю необходимы два костюма, все части которых сшиты из одной ткани. При этом наиболее удобно и вариативно приоб­рести один костюм-тройку с брюками, а второй — с юбкой. Все после­дующие покупки: блузки и кофточки подбираются с учетом этой основы вашего гардероба. Если второй костюм по цвету, стилю и фактуре сочета­ется с первым, это значит, что у вас имеется несколько дополнительных костюмов. Каждый раз продумывайте свой гардероб в целом. Разнообразь­те свой гардероб не за счет количества, а за счет новых комбинаций. При этом запомните, легко сочетаются только однотонные вещи, и к ним про­ще подобрать аксессуары и компоненты. Только однотонные ткани дают полную свободу. Чистые тона — красный, зеленый, желтый, ярко-синий могут только дополнять, т. е. исполнять роль деталей, цветовых пятен.

Выбранной цветовой гамме должны быть подчинены все слагаемые облика, от обуви до верхней одежды, включая оправу очков. Этой же гамме подчиняются и макияж, и цвет волос.

Следует стремиться к тому, чтобы в гар­деробе одна вещь была неразрывно связана с другой. Форма туфель, сум­ки и даже очков подчиняются единому силуэту (например, закругленным полочкам жакета и лацканам должна соответствовать закругленность уг­лов сумки). Создать иллюзию разнообразия туалетов можно сменой обу­ви, поясов, украшений, прически.

Таким образом, имея два качественных костюма, вы будете всегда вы­глядеть респектабельно.

Существует международное правило этикета, по которому не следует приходить в одной и той же одежде 2 дня подряд.

Во многих серьезных компаниях пятница считается днем, когда можно одеваться в свободном стиле. Допустимы джинсы, свитера, нарядные туале­ты. Но заходить слишком далеко в проявлениях свободы все равно не стоит.

Волосы, уложенные в прическу, неброский макияж, аккуратный ма­никюр и хорошая обувь — одни из главных составляющих имиджа со­временного секретаря.

Форма туфель деловой женщины предельно простая — классические ло­дочки на устойчивом каблуке; цвет — темный (черный или коричневый — в зависимости от цвета костюма). Чтобы ноги не уставали, рекомендуется носить обувь с высотой каблука не более 3-4 см. Цвет обуви постарайтесь сочетать с цветом костюма. Летом туфли могут быть светлыми — серых или бежевых тонов. Рекомендуется, чтобы обувь была темнее юбки.

Не годятся также всевозможные украшения: пряжки, бантики, цепоч­ки, вышивка, инкрустация и пр. Чем проще модель, тем точнее она со­ответствует деловому стилю.

И еще раз об основном правиле — находиться в приемной в зимних сапогах или ботинках недопустимо, как бы изящны они ни были. Секре­тарь должен иметь сменную офисную обувь.

Следите за модой в дизайне наручных часов. Достойная, современная модель часов преобразит ваш облик.

Очки предназначены не только для коррекции зрения. Как ни одна другая деталь, они способны изменить облик человека до неузнаваемо­сти: придать стильность, скрыть некрасивую форму носа, смягчить гру­боватые черты, добавить лицу солидности или, напротив, омолодить его. Неудачно подобранные очки могут сделать человека смешным, нелепым, старомодным. Стилисты давно используют очки для создания определен­ного имиджа. Очки должны быть украшением секретаря. Эта деталь наи­более заметна, поэтому не стоит покупать дешевую оправу.

Чулки или колготы — для секретаря обязательны в любое время года. Они должны быть светлыми: телесного цвета, дымчатыми, цвета легкого загара. Их оттенки всегда должны гармонировать с цветом юбки.

Если вы хотите произвести впечатление настоящего профессионала, ваши визитка, зонт, сумка, записная книжка, ручка должны быть отлич­ного качества. Предметы, которые окружают человека, являются как бы его продолжением и слагаемыми его имиджа. И именно в деталях можно проявить себя, подчеркнуть свою индивидуальность и неповторимость.

Литература

ü Стенюков М.В. Помощник руководителя. Секретарю-референту.- М.: ООО А-Приор, 2007.-282 с.

Источник

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей – первичная обязанность. К директору приходит большое количество посетителей, обращаются работники предприятия и первого кого они встречают в приемной – это секретаря. Знание норм поведения, умение отвлечь в случае занятости руководителя и создание графика посещений находится в обязанностях помощника.

Секретарь и руководитель

Правила делового этикета с начальником включают следующие положения:

• секретарь должен знать свои полномочия и обязанности, иметь высокий уровень компетентности – это позволяет решать часть текущих вопросов в отсутствие руководителя;
• все поручения должны выполняться безошибочно, своевременно и без отклонений в сторону;
• деловой этикет секретаря запрещает фамильярность и попытки перейти на «ты» с вышестоящим руководством;
• в обязанности помощника руководителя входит ненавязчивая забота о директоре, подача горячих и холодных напитков, тактичность и внимательность;
• планировка рабочего дня – секретарь должен знать время прихода на работу руководителя, часы обеденного перерыва;
• работник должен помнить обо всех праздниках в семье директора, напоминать о памятных датах, юбилеях, Днях рождения его близких;
• соблюдение конфиденциальности – незыблемое правило для хорошего секретаря, посторонние не должны знать о планируемых мероприятиях, идеях о дальнейшей работе компании.

Секретарь на рабочем месте

Кроме нормативов общения, помощник руководителя должен помнить о собственном имидже . В него входит одежда, макияж, парфюмерия, украшения и аксессуары. Неверно выбранный образ негативно отразится на компании, новые партнеры могут скептически отнестись к совместным проектам.

Приветствие

Любой вошедший в приемную должен видеть доброжелательную улыбку и искреннее желание помочь в его вопросе. Начальство и почетных гостей секретарь должен приветствовать стоя, первым протягивать руку для рукопожатия нельзя, но если возник такой момент, то оно должно быть уверенным и твердым.

Прием посетителей секретарем проходит по следующей схеме:

• у впервые зашедшего посетителя вежливо интересуются именем, фамилией и отчеством, спрашивают об интересующем его вопросе;
• директору гостя представляют полным именем, включая отчество, и кратко описывают его проблему;
• при необходимости ожидания в связи с занятостью начальства, человеку предлагают чай или кофе, в зависимости от предпочтений.

Каждого посетителя заносят в специальную книгу или ежедневник – так проще запоминать их анкетные данные, не путаться в них.

Внешний вид согласно этикету

Норматив делового этикета подразумевает правильно подобранный гардероб, поведение, культурную и грамотную речь. Любое отклонение рассматривается как неуважение к посетителям и руководству.

Одежда

У большинства компаний в регламенте прописан определенный дресс-код, если определенные нормы не предусматриваются, то негласно подразумевается строгий деловой стиль. В него включаются следующие требования:

• предпочтение отдается костюмам – брючным или с юбкой, исключение составляют строгие, однотонные платья;
• запрещается облегающая или провокационная одежда, мини-юбки или сильно зауженные брюки;
• джинсы, спортивная одежда допускаются при отдельных обстоятельствах, выездах компании на мероприятия;
• цветовая гамма не должна превышать трех цветов, предпочтение отдается черному, темно-синему, коричневому тону;
• на одежде не должно быть рисунков: абстрактных, геометрических и пр.;
• под юбку обязательно навевают телесные колготы или чулки;
• на обуви не должно быть посторонних украшений, предпочтение отдается классическим туфлям на устойчивом каблуке, в тон одежде;
• секретарь должен своевременно обновлять свой гардероб.

Костюм должен быть максимально удобным – дискомфорт в течение дня негативно отразится на настроении и работе. Многие секретари предпочитают держать на рабочем месте запасную одежду – случайно политый посетителем кофе не должен «украшать» помощника директора весь день.

Украшения и аксессуары

Вычурные украшения находятся под строгим запретом, деловой этикет допускает ношение не больше трех аксессуаров: цепочки, серег, кольца. Плохим тоном считается добавление к образу бантиков, обруча, цветных резинок для волос.

Аксессуары подбираются в соответствии к костюму, к ним относят:

• элегантную дамскую сумочку;
• ремень – средней по ширине или узкий, бежевого, черного или натурального оттенка, без декоративных элементов и украшенных стразами пряжек;
• очки – в классической оправе, черного или металлического цвета;
• часы – на кожаном ремешке, механические или кварцевые, но не электронные;
• мобильный телефон – с чехлом демократичного, неяркого цвета, приятной мелодией вызова.

К дополнительным аксессуарам относят, например, органайзер с кожаной обложкой хорошего качества. Уважительное отношение к предприятию проявляется логотипом фирмы на его внешней стороне.

Прическа

Волосам уделяется особое внимание. Элегантная стрижка или строгая прическа – обязательный атрибут помощницы директора. Грязная голова, плохо подстриженные волосы или вылезшие черные корни недопустимы.

Макияж

Для завершения образа используется косметика натуральных, естественных тонов. У секретаря должны быть ухоженные руки – классический маникюр с пастельным цветом лака.

Парфюм

Туалетная вода или духи должны соответствовать деловому имиджу – резкие и насыщенные запахи часто вызывают раздражение у коллег, руководства и посетителей. Легкий, ненавязчивый аромат – лучший вариант выбора.

Будь готов

Помощница директора должна иметь хороший ежедневник – в него вносятся текущие приказы, указания, памятные даты и срочные вопросы. Стакан с работающими ручками и карандашами поможет избежать неприятных моментов, когда необходимо сделать срочные записи, а под рукой нет ни письменных принадлежностей, ни листа бумаги.

Этикет общения секретаря по телефону

Основная работа секретаря заключается в решениях многих вопросов через телефонные звонки. Правила этикета распространяются и на общение со звонящими, нарушение принятых норм может стать причиной увольнения нерадивого помощника.

Звонят вам

При приеме входящего звонка нужно придерживаться правил:

• снять трубку после первого или второго сигнала;
• назвать собственное имя и должность;
• записать ФИО позвонившего, обращаться к нему только по имени-отчеству;
• весь разговор вести в доброжелательном тоне, с максимальным интересом и вниманием к проблеме собеседника;
• если возникают форс-мажорные обстоятельства и необходимость прервать разговор, то после извинений спрашивают о том, куда и когда можно перезвонить.

Если ответа на заданный вопрос нет, то не нужно выкручиваться – лучше извиниться и признаться в своей некомпетентности. После выяснения важной для человека информации ему необходимо перезвонить и сообщить о полученных данных – разговоре договариваются заранее. При любом тоне звонящего не нужно прерывать разговор или показывать свое желание положить трубку.

Звоните вы

Исходящие звонки проводятся по алгоритму:

• уточняется удобное для разговора время – оно должно согласовываться заранее;
• формулируется цель звонка – проводится предварительная подготовка материалов по проблеме, общий план беседы;
• при разговоре запрещаются длинные монологи;
• основные результаты беседы помечаются в ежедневнике.

Итогом разговора должна стать конкретная договоренность – о деловой встрече, визите или прибытии в офис собеседника.

Организация совещаний согласно деловому этикету

Согласно правилам, предварительная подготовка совещания заключается в определении списка документации, их копирования и раздачи всем участникам. Буклеты, графики, средства демонстрации – все, что может понадобиться на коллективной встрече, изучаются заранее.

Порядок совещания проходит по схеме:

• секретарь встречает всех приглашенных у входа;
• выдает документы, канцелярские принадлежности: листы бумаги, небольшие блокноты, ручки и карандаши;
• указывает на заранее распределенные места.

Помощник должен помнить о наличии на презентации напитков, чистой питьевой воды, легких закусок.

Прием посетителей секретарем по этикету

Дата и время приема согласовывается с посетителем заранее, время встречи должно устаивать обе стороны. Руководитель заранее ставится в известность о стоящем на повестке дня вопросе, о проблеме ему напоминают вторично перед тем, как запустить человека в кабинет. Если посетитель пришел спонтанно, без предварительной договоренности, то в обязанности секретаря входит решение вопроса о записи на прием или направлении к директору в тот же момент.

Хороший секретарь четко знает свои обязанности, структуру компании и правила решения основных проблем. Если человек интересуется вопросом, находящимся в сфере деятельности другого сотрудника, то он должен перенаправить его к компетентному лицу, не создавая бюрократических проволочек.

После окончания беседы необходимо записать ее результаты, получить от начальства дополнительные приказы и указания. Если в назначенное время директора нет на месте, то перед посетителем нужно извиниться и объяснить причину его отсутствия. Взамен человек направляется к другому специалисту или ему назначается другое время визита.

При ожидании прибытия иностранных бизнесменов помощник должен заранее найти хорошего переводчика. Многие проблемы в бизнесе возникали из-за плохого знания языка, низкой квалификации переводчика.

Деловое общение секретаря с сотрудниками компании

При общении с любым работником предприятия секретарь должен придерживаться правил:

• уважительно относится к старшим по возрасту коллегам;
• поддерживать только деловые отношения, без фамильярности и панибратства;
• сдерживать эмоции, внимательно выслушивать возникшие претензии и проблемы.

Помощник должен помнить о сдержанности, не обсуждать вопросы и темы, относящиеся к руководящему составу. Каждое слово взвешивается и обдумывается, излишне эмоциональное отношение к проблемам может стать первым шагом к потере рабочего места.

Заключение

Азы делового этикета помогают секретарю:

• удачно формировать свой положительный имидж;
• поддерживать имя компании;
• успешно работать с директором, посетителями, партнерами и сотрудниками предприятия;
• пользоваться готовыми наработками при возникновении форс-мажорных обстоятельств или непредвиденных ситуаций.

В основу делового этикета закладывается принятая в организации культура, дресс-код. Под помощником руководителя подразумевается человек, относящийся к профессионалам своего дела, способный к принятию собственных решений, отличающийся вежливостью, инициативностью, здравомыслием и лояльностью.

Нарушение требований делового общения может полностью разрушить однажды созданный имидж компании, оттолкнуть потенциальных партнеров и заказчиков. Образ недалекой секретарши, забывающей приказы руководства через несколько минут, сформирован кинофильмами и далек от действительности. В реальности помощник руководителя владеет информацией о работе компании практически в том же объеме, что и его непосредственное начальство.

Источник