Современные технологии управления проектами
Понятие
Управление проектами — область управленческой деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объёмом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия и др.) временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие чёткого заранее определённого плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями. Управление проектами является частью системы менеджмента предприятия.
Продуктами проекта могут быть продукция предприятия или организации (результаты научных и маркетинговых исследований, проектно-конструкторская и технологическая документация на новое изделие, разработанные для заказчика) и решение разных внутренних производственных задач (например, повышение качества продукции и эффективности организации труда, оптимизация финансовых потоков).
Целью управления проектом является достижение заранее определенных целей при заранее известных ограничениях (временных, финансовых, пространственных) и целесообразном использовании возможностей, реагировании на риски.
Успешность проекта определяется множеством факторов. И не всегда проект, уложившийся в сроки и затраты, будет успешным в целом.
Группы оценок успешности:
1) Ориентированные на контракт с жесткой фиксацией требований и минимизацией изменений в ходе проекта: «проект успешен, если выполнен согласно утвержденным критериям: объёму, сроку, качеству». То есть проект успешен, если исполнен и закрыт договор между Заказчиком и Исполнителем. При этом оценка успешности единая как для заказчика, так и для исполнителя.
2) Ориентированные на удовлетворенность заказчика с гибким управлением требованиями: «проект успешен, если заказчик удовлетворен».
3) Сбалансированные: «проект успешен при сбалансированности по крайней мере по трем категориям — бизнеса, ориентации на пользователя и технологической зрелости». Здесь делается акцент на финансовой успешности проекта, удовлетворенности пользователей и развитии технологий. Оценка успешности может различаться с точки зрения бизнеса, пользователя и исполнителя. Такие методики оценки чаще используются для внутренних проектов, когда заказчик и исполнитель находятся в одной организации.
4) Ориентированные на длительное взаимодействие с заказчиком: управление программами, направленное на длительное взаимодействие, а не на один проект.
История
История современного управления проектами (проектного менеджмента), по общему мнению, начинает свой отсчёт с 50-х годов XX века, однако предпосылки к нему появились ещё в 1910 годах с изобретением Диаграммы Гантта[1]. Суть его заключается в том, что в левом столбце диаграмма Гантта содержит перечень задач, которые необходимо выполнить, а в верхней части отображаются временные диапазоны. Затем добавляются полосы диаграммы, отображающие даты начала, длительность и даты выполнения каждой задачи.
В 1950-х годах появился первый полноценный метод управления проектами — метод критического пути. Его смысл в том, чтобы разделить все задачи на критические (задачи, имеющие нулевой резерв времени выполнения и непосредственно увеличивают сроки проекта) и некритические. Для успешного развития проекта необходимо уделять повышенное внимание именно критическим задачам. Данный метод лег в основу следующего метода, ставшим основным до создания компьютера — Project Evaluation and Review Technique (RERT), который позволял разработать рабочий график без точного знания деталей и необходимого времени всех его составляющих.
Современные технологии управления проектами
С появлением и развитием компьютеров для управления проектами стали использовать специальное программное обеспечение.
Программное обеспечение для управления проектами — комплексное программное обеспечение, включающее в себя приложения для планирования задач, составления расписания, контроля цены и управления бюджетом, распределения ресурсов, совместной работы, общения, быстрого управления, документирования и администрирования системы, которое используются совместно для управления крупными проектами.
Компьютерные программы управления проектами используют для решения следующих основных задач:
· структуризация и описания состава и характеристик работ, ресурсов, затрат и доходов проекта;
· расчета расписания исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся ограничений;
· определение критических операций и резервов времени для исполнения других операций проекта;
· расчет бюджета проекта и распределение запланированных затрат во времени;
· расчет распределения во времени потребности проекта в основных материалах и оборудовании;
· определение оптимального состава ресурсов проекта и распределение во времени их плановой загрузки;
· анализ рисков и определение необходимых резервов для надежной реализации проекта;
· определение вероятности успешного исполнения директивных показателей;
· ведение учета и анализа исполнения проекта;
· моделирование последствий управленческих воздействий с целью принятия оптимальных решений;
· ведение архивов проекта;
· получение необходимой отчетности по проекту.
Существует много различного программного обеспечения для управления проектами, наиболее популярные и известные программы — это Microsoft Project, Time Line, CASuperProject, SureTrak, TeamLab, OpenProj, которые отличаются друг от друга функционалом, популярностью, стоимостью использования и другими характеристиками.
Современные технологии управления проектами
Microsoft Project
Microsoft Project — это система управления проектами и портфелями, которая помогает оптимизировать рабочие проекты, ресурсы и управление портфелем, а интегрированные средства планирования — отслеживать проекты и держать их под контролем. Разработана компанией Microsoft в качестве дополнительной платной программы, не входящей в основной пакет (Word, Excel, PowerPoint и др.). Так как разработчиком является Microsoft, то система этих программ поддерживается только на Microsoft Windows, что является огромным минусом для пользователей других операционных систем.
Project включает в себя:
1) Управление проектами — позволяет быстро приступить к работе и упрощает реализацию проектов. Встроенные шаблоны, знакомые инструменты планирования, готовые отчеты, шкалы времени и доступ с разных устройств повышают эффективность работы руководителей проектов и проектных групп.
2) Управление портфелями — поможет оптимизировать рабочий портфель проектов и добиться поставленных целей. Благодаря тесной интеграции с Power BI[2] вы получаете расширенные функции анализа портфеля, а встроенные отчеты помогают синхронизировать усилия всех участников. Также данная система позволяет фиксировать и оценивать идеи по проектам на самых разных уровнях организации с помощью унифицированного процесса, в рамках которого подробные экономические обоснования и планы проектов стекаются к руководству на анализ.
3) Управление ресурсами — позволяет организациям в упреждающем режиме управлять использованием ресурсов, на ранних этапах выявлять узкие места, точно прогнозировать потребности в ресурсах, а также оптимизировать выбор проектов и обеспечивать их своевременное выполнение.
Сравнение решений для управления проектами: Microsoft предлагает облачные (три пакета) и локальные решения, отличающихся по возможностям и соответственно по цене.
Таблица 1. Решения для управления проектами.
| Project Online базовый | Project Online профессиональный | Project Online расширенный | Project стандартный | Project профессиональный |
| 437,50₽ (на одного пользователя) | 1 875,00₽ (на одного пользователя) | 3 436,60₽ (на одного пользователя) | 35 099,00₽ | 57 999,00₽ |
| Совместная работа участников проектной группы в облаке через веб-браузер или мобильное приложение. | Управление проектами в облачной среде с помощью настольного клиента и веб-браузера. | Полноценное облачное решение для управления проектами и портфелями. | Локальное решение по управлению проектами для тех, кому не нужны инструменты для совместной работы и другие расширенные функции. | Полноценное локальное решение для управления проектами и портфелями. |
Microsoft Project имеет 20 миллионов пользователей, что делает его монополистом в области управления проектами. Не столько важно какие минусы имеет данная программа, сколько практически отсутствие альтернатив для пользователей. К минусам, в частности можно отнести ненадежность Microsoft Project Server — максимально функциональный пакет программы. Данная проблема решается большим количеством дополнительных программ. Но основной минус данной программы в том, что она работает только на Microsoft Windows.
В данный момент Microsoft Project пользуются такие компании, как Toyota, BMW, Tesla, Intel, 21st Century Fox, Amazon, Hugo Boss и многие другие.
Time Line
Time Line (разработчик — Time Line Solutions) — одна из первых в мире и первая в России программа по управлению проектами. В основе программы лежит Диаграмма Гантта и временные линии (Time Line).
Очень многие компании в нашей стране, в основном строительные, начинали свой путь к внедрению систем управления проектами именно с этого продукта. Этот пакет начал продаваться еще в начале девяностых. Отличная функциональность и при этом простота использования, сделали его весьма распространенным пакетом. Очень хорошей, по тем временам, была возможность создание вычисляемых пользовательских полей. Однако в настоящее время программа сильно устарела и практически не используется.
CASuperProject
CASuperProject — ещё одна из программ, с которых начиналось развитие технологий управления проектами. Выпущена CA Technologies — американским разработчиком программного обеспечения в 1995 году, а уже к 1998 стала одной из основных в России. Однако программа получилась очень дорогой (около 900$ в месяц), сложной для простого пользователя и не имела продуманного интерфейса, что в последствии привело к уходу данной программы не только с Российского рынка, но и с мирового.
SureTrak
SureTrak — ещё одна программа, предназначенная для управления проектами. Она позволяет учесть все сложности, возникающие на этапе реализации проектов, включая недопоставки сырья или оборудования, задержки платежей, автоматически корректирует график выполнения проекта, его стоимость, подсказывает выходы из критических ситуаций и помогает их предотвратить. Разработчик — Primavera inc. / представитель в России – ПМ СОФТ.
Основные особенности программы:
· Удобное графическое представление отчетов и заданий;
· Одновременный анализ нескольких проектов, использующих общие ресурсы;
· Возможность передачи данных по электронной почте;
· Расчет критического пути;
· Возможность вводить в зависимости различные задержки;
· Вычисление свободного, полного и отрицательного резервов времени;
· Множество графиков движения денег и основного объема и другие.
Главными плюсами программы является то, что она очень неприхотлива к производительности компьютера и поддерживается на Mac OS.
Разработчиками программа позиционируется как продукт начального уровня для управления несложными проектами в небольших компаниях. Интерфейс – несложный, хоть и вполне стандартный. Очень хорошо реализовано масштабирование временной оси при отображении диаграммы Гантта. Но функционала недостаточно, чтобы занять большую нишу рынка.
TeamLab
TeamLab — современный бесплатный сервис для управления проектами. Функционал программы сильно отличается от Microsoft Project, но в ней все необходимые обыкновенному пользователю функции. TeamLab включает в себя:
1) Управление проектами. Этот модуль позволяет менеджеру сформировать команду для совместной работы над проектом и распределить задачи между участниками. Каждый проект можно разделить на вехи — ключевые этапы. Активность коллег в рамках проекта отображается в отдельном поле, кроме того, есть возможность генерировать автоматические отчеты и получать их по почте.
2) Совместная работа. В модуле Совместная работа есть все необходимые инструменты для того, чтобы общение в рамках проекта проходило максимально комфортно и, главное — продуктивно. Пользователи могут делиться своими мыслями в блогах, просить совета у коллег на корпоративных форумах и даже организовать опрос с голосованием, чтобы узнать мнение коллектива. Кроме того, существует возможность создания корпоративных фотоальбомов, делиться закладками и даже создать собственную корпоративную энциклопедию Wiki.
3) Управление документами. Возможность работать с документами непосредственно в корпоративном портале, не обращаясь при этом к сторонним приложениям — это то, чего так не хватает большинству систем для совместного управления проектами (в Microsoft Project данная функция имеется не во всех пакетах). Teamlab позволяет создавать, редактировать, хранить и обмениваться документами: текстовыми файлами, электронными таблицами, презентациями и PDF. Это возможно благодаря встроенному онлайн редактору Teamlab, обладающему всеми базовыми инструментами для работы с документами в режиме реального времени.
Программа пользуется в России большой популярностью у представителей мелкого и среднего бизнеса, так как является бесплатной и при этом сочетает в себе все необходимые функции.
OpenProj
OpenProj — бесплатный аналог Microsoft Project для Mac OS. Программа включает все необходимые функции: диаграмма Гантта, сетевой трафик, распределение ресурсов, отчёты, кроме того поддерживает импорт/экспорт документов Microsoft Project. Программа существует в двух вариациях: платная, для совместного пользования и бесплатная, а именно OpenProj где доступно использование продукта только на своём персональном компьютере.
Программа мало в чём уступает своим аналогам: схожий функционал, максимально простой интерфейс, множество вкладок с разворачиваемым списком, яркий дизайн. Также программа имеет в себе функцию управления ресурсами, чем не могут похвастаться некоторые её конкуренты.
Но не смотря на все её преимущества, существенным минусом остаётся отсутствие технической поддержи, которой обладают платные программы, а также минимальное количество обучающих пособий. Все-таки программа недостаточно хороша, чтобы превзойти платный аналог.
В заключении необходимо сказать, что современные технологии управления проектами в данный момент не ограничиваются 5-6 программами. Их сотни. Однако некоторые из них находятся только на стадии развития (TeamLab), другие сильно устарели и потеряли свою нишу на рынке (Time Line, CASuperProject). В связи с этим монополистом в данной отрасли является компания Microsoft и её программа Microsoft Project, что совершенно неудивительно. Компания давно находится на рынке, её программа отлично работает на её же собственной операционной системе Microsoft Windows и синхронизируется с основным пакетом программ любого пользователя Windows — Word, Excel и др. При этом программа имеет гораздо более широкий функционал, чем у конкурентов, и, что немаловажно, постоянную техническую поддержку. Microsoft Project старается угодить и крупных международным корпорациям, и мелким предприятиям, выпуская различные пакеты программы от 437,50 рублей до 57 999,00 рублей.
Однако у данной программы есть и существенные минусы, такие как, например, ненадёжность работы крупных пакетов программы или неподдержка программы на Mac OS, Linux и других операционных системах, кроме Windows.
1. Программное обеспечение для управления проектами: [Электронный ресурс] // Wikipedia., URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Программное_обеспечение_для_управления_проектами.
2. Интернет-магазин Microsoft: [Электронный ресурс]. URL: https://products.office.com
3. OpenProj — Project Management: [Электронный ресурс]. URL: https://sourceforge.net/projects/openproj
4. Лекции из архива Северо-Западного института управления РАНХиГС (СЗАГС)
5. Бесплатные аналоги программного обеспечения: [Электронный ресурс], URL: http://freeanalogs.ru
[1] Диагра́мма Га́нтта (ленточная диаграмма) — это популярный тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов.
[2] Power BI — это новое направление развития Бизнес–аналитики (BI), представляющее собой набор служб бизнес-аналитики с поддержкой облачных технологий для анализа и визуализации данных. Основное преимущество данной технологии — это возможность построения красивых информационных панелей (dashboard), как правило, с ключевыми показателями деятельности компании, доступных на любом устройстве.
Источник